จะเห็นได้ว่าปัจจุบันนี้ การออกแบบออฟฟิศสมัยใหม่ได้มีการปรับเปลี่ยนนโยบายการจัดหาอุปกรณ์ภายในสำนักงานสำหรับการทำงานที่มีความหลากหลายมากขึ้น เพื่อตอบสนองต่อพฤติกรรมการทำงานที่เปลี่ยนไปในปัจจุบัน ซึ่งเป็นการทำให้แนวคิด Bring Your Own Device หรือ BYOD กลับมาได้รับความนิยมอีกครั้งหนึ่ง
BYOD เทรนด์ของการทำงานของออฟฟิศยุคใหม่
ด้วยเพราะความต้องการความคล่องตัวในการทำงานที่ถูกปรับไปตามพฤติกรรมของพนักงานกลุ่มต่าง ๆ ทำให้หลายบริษัทเลือกที่จะนำแนวคิด BYOD มาใช้ โดยการสนับสนุนให้พนักงานสามารถนำอุปกรณ์หรือ Device ของตัวเองมาใช้ในสถานที่ทำงานได้ โดยพนักงานทุกคนจะทำงานร่วมกันผ่านระบบ Network ด้วยการออกแบบออฟฟิศอัจฉริยะที่จะช่วยให้การทำงานของพนักงานทุกคนเชื่อมถึงกันได้ไม่ต่างกับการใช้อุปกรณ์ของบริษัทและช่วยลดปัญหาในการจัดสรรต้นทุนอุปกรณ์ ทำให้ใช้งบประมาณส่วนนี้น้อยลง รวมไปถึงว่าปัญหาในเรื่องข้อผิดพลาดที่เกิดจากตัวอุปกรณ์และพนักงานก็จะลดลงตามไปด้วย อีกทั้งยังช่วยให้พนักงานมีความคล่องตัวในการทำงานมากขึ้น จะลุก นั่ง นำเสนองาน หรือเข้าประชุมที่ไหน ตอนไหน เวลาใดก็ได้
ซึ่งข้อดีที่ถือเป็นข้อได้เปรียบสำคัญอีกประการหนึ่งของ BYOD ก็คือความคุ้นเคยในการใช้งานอุปกรณ์ของพนักงาน เพราะว่าอุปกรณ์ที่พนักงานเอามาทำงานคืออุปกรณ์ที่ตัวเองนั้นใช้งานอยู่เป็นประจำทุกที่ทุกเวลา ซึ่งตรงนี้จะทำให้การทำงานมีความคล่องตัวขึ้นมาก รวมไปถึงว่า BYOD ก็คือการเปิดโอกาสให้ตัวพนักงานเองได้เลือกอุปกรณ์ที่เหมาะสมกับความต้องการในการใช้งานของตัวเองได้อย่างลงตัว ที่ถือเป็นข้อได้เปรียบที่จะช่วยให้พนักงานสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นกว่าการใช้อุปกรณ์ของบริษัทซึ่งไม่ได้ถูกออกแบบมาให้รองรับความต้องการในการทำงานที่ต่างกันของพนักงานแต่ละคนนั่นเอง
การออกแบบออฟฟิศให้รองรับการทำงานแบบ BYOD
ในส่วนของการออกแบบออฟฟิศสมัยใหม่ให้เป็นออฟฟิศที่สามารถที่จะตอบโจทย์การทำงานที่มีความคล่องตัวนี้ เหมาะสำหรับบริษัทที่เน้น Performance ของงาน หรือธุรกิจที่ต้องใช้ไอเดียของพนักงานมาต่อยอด ด้วยการให้อิสระกับการทำงานของพนักงานให้ได้มากที่สุด โดยการออกแบบนี้จะค่อนข้างให้ความสำคัญกับการวาง Layout ในออฟฟิศ โดยจะต้องมีการออกแบบพื้นที่ทำงานส่วนตัว สำหรับให้พนักงานได้เลือกนั่งทำงานที่ใดก็ได้ที่ตัวเองสะดวก และในพื้นที่นั้นควรที่จะให้ความสำคัญกับดีไซน์ที่เน้นไปทาง Creative Workspace รวมไปถึงควรจัดสรรพื้นที่สำหรับ Co-Working และห้องประชุมที่มีพื้นที่มากพอสำหรับให้พนักงานนำอุปกรณ์ของตัวเองไปเชื่อมต่อระบบต่าง ๆ ในห้องประชุมได้อย่างง่ายดายและรวดเร็ว
เทคโนโลยีออฟฟิศอัจฉริยะที่สนับสนุนการทำงานแบบ BYOD
เพื่อให้การทำงานของพนักงานตามแนวคิด BYOD สามารถที่จะสร้าง Performance และส่งมอบคุณค่ากลับมาให้กับบริษัทได้มากที่สุด บริษัทควรที่จะผสานการออกแบบออฟฟิศอัจฉริยะเข้ากับการทำงานแบบ BYOD ด้วยการนำเทคโนโลยีสมาร์ทออฟฟิศมาใช้เพื่อสนับสนุนการทำงาน เช่น Cloud ที่จะช่วยให้อุปกรณ์ทุกประเภทของพนักงานทุกคนสามารถทำงานเชื่อมต่อกันได้ และ IoT ที่ช่วยให้สั่งการระบบต่าง ๆ ในออฟฟิศได้อย่างสะดวกผ่าน Device ของตัวเอง หรือจะเป็นการนำเอาเทคโนโลยี Smart Locker มาใช้ เพื่ออำนวยความสะดวกสำหรับพนักงานในการเก็บรักษาอุปกรณ์ทำงานของตัวเองไว้ที่บริษัทให้มีความปลอดภัยมากยิ่งขึ้น ผ่านการยืนยันตัวตนด้วยวิธีต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นการใช้ลายนิ้วมือหรือการปลดล็อคผ่านสมาร์ทโฟน
การทำงานแบบ BYOD นอกจากจะช่วยลดภาระค่าใช้จ่ายในเรื่องการจัดหาอุปกรณ์ในการทำงานให้กับพนักงานแล้ว แนวคิดนี้ถ้าได้นำมาประยุกต์ใช้ร่วมกับการออกแบบออฟฟิศสมัยใหม่ให้เป็นออฟฟิศอัจฉริยะ ก็จะยิ่งทำให้รูปแบบการทำงานของพนักงานมีความคล่องตัวมากขึ้น ซึ่งส่งผลต่อการปรับเปลี่ยนพฤติกรรมการทำงานของบริษัท ทำให้ทุกคนในองค์กรมีอิสระในการทำงานมากกว่าเดิม และช่วยให้ Performance ของงานดีขึ้นได้ และแน่นอนว่าเมื่อประสิทธิภาพของงานดีขึ้น ผลประกอบการของบริษัทก็จะดีขึ้นด้วยเช่นกัน