การออกแบบสำนักงานแบบสมาร์ทออฟฟิศสามารถเข้าถึงองค์กรได้ทุกรูปแบบ แม้แต่องค์กรที่พิจารณาใช้รูปแบบดั้งเดิม ที่ต้องการให้พนักงานนั่งทำงานที่โต๊ะอย่างเป็นระเบียบ สมาร์ทออฟฟิศก็สามารถเข้าไปจัดสรรพื้นที่ให้มีความร่วมสมัยได้ เพราะสังคมของเรานั้นประกอบไปด้วยความหลากหลายทางอาชีพ จึงปฏิเสธไม่ได้ว่ายังคงมีองค์กรที่บริหารงานและบริหารบุคคลแบบวัฒนธรรมดั้งเดิม เราจึงนำไอเดียการจัดโต๊ะทำงานแบบสมาร์ทออฟฟิศ ซึ่งพนักงานยังคงนั่งทำงานบนโต๊ะประจำ แต่กลับมีความสุขเพิ่มมากขึ้นดังต่อไปนี้
5 ไอเดียการจัดโต๊ะทำงาน เพื่อออกแบบสำนักงานสมัยใหม่ที่มีความทันสมัยมากขึ้น
การเปลี่ยนสำนักงานแบบเดิมด้วยการใช้วิธีออกแบบสำนักงานโมเดิร์นโดยที่ไม่ได้เข้าไปแตะต้องกับนโยบายขององค์กร สามารถทำด้วยการจัดโต๊ะทำงานใหม่ เพื่อให้พนักงานมีความสุขกับการทำงานมากขึ้น และอยากมาทำงานทุกวัน โดยไอเดียสำหรับแต่ละแผนกมีดังต่อไปนี้
1. โต๊ะทำงานสำหรับแผนกที่ต้องมีการประชุมบ่อยๆ
คนรุ่นใหม่หรือกลุ่มคน ตั้งแต่ Gen Z ขึ้นไป มีบุคลิกลักษณะเรียนรู้ได้เร็วและพร้อมที่จะเปลี่ยนแปลงได้ตลอดเวลา
การจัดการให้ภายในแผนกมีพื้นที่สำหรับการประชุมด่วน หรือ Quick Meeting Area จะช่วยรองรับความรวดเร็วในการคิดและทำของพนักงานเหล่านี้ได้ดี โดยที่ไม่ต้องจองห้องประชุมใหญ่ การเลือกโต๊ะทำงานควรเลือกสไตล์ Minimal ที่สามารถประยุกต์ใช้งานได้หลากหลายรูปแบบ เช่น เปลี่ยนเป็นโต๊ะเอนกประสงค์ หรือนำแต่ละตัวมาต่อกันเป็นโต๊ะประชุมย่อยได้ เป็นต้น และในบางโปรเจกต์การประชุมก็ไม่จำเป็นต้องใช้โต๊ะ แต่ต้องการใช้พื้นที่ว่างเพื่อนำเสนอไอเดีย โต๊ะทำงานจึงควรมีน้ำหนักเบาและเคลื่อนย้ายได้ง่าย สามารถย้ายไปรวมไว้ที่มุมห้องเพื่อเปิดพื้นที่ว่างกลางห้องสำหรับการประชุมได้
2. แผนกที่มีพนักงาน Gen Z
สำหรับบางองค์กรที่เปิดรับพนักงาน Gen Z เข้ามาร่วมงานจำนวนมาก นอกจากภายในแผนกควรจะมีพื้นที่สำหรับการประชุมด่วนแล้ว ควรมีเทคโนโลยีเข้ามาช่วยเสริมด้วย เพราะพนักงาน Gen Z จะมีทักษะในการปรับตัวเพื่อทำงานร่วมกับเทคโนโลยีได้ดี เช่น การใช้กระจกอัจฉริยะสำหรับนำเสนองาน หรือเปลี่ยนห้องทำงานให้กลายเป็นห้องประชุมเล็กที่รองรับการประชุมทางไกล เป็นต้น
ส่วนการออกแบบสำนักงานควรเลือกใช้โต๊ะและเก้าอี้แบบมีล้อเพื่อความสะดวกในการเคลื่อนย้ายสำหรับการระดมสมอง หรือเลือกจัดชุดโซฟาที่นั่งสบายร่วมด้วยก็ได้ เพื่อให้พนักงานได้ใช้ทำงานกับโน้ตบุ๊กส่วนตัว
3. แผนกที่ต้องการสมาธิสูง
พนักงานที่ต้องการสมาธิในการทำงานสูง เช่น นักบัญชี และฝ่ายบุคคล พนักงานควรได้ห้องทำงานหรือมุมทำงานที่มีความเงียบสงบ ผนังห้องควรทาสีพาสเทสอ่อนๆ หรือถ้าหากห้องมีความคับแคบ ควรทาด้วยสีขา เพื่อเพิ่มขนาดห้องให้ดูใหญ่ขึ้นและไม่อึดอัด พร้อมจัดวางต้นไม้กระถางเพื่อสร้างสีเขียวสำหรับการพักผ่อนสายตา ส่วนโต๊ะและเก้าอี้ควรเลือกใช้ดีไซน์เพื่อสุขภาพเพื่อป้องกันโรคออฟฟิศซินโดรม และสร้างความสบายให้แก่พนักงานที่ต้องนั่งทำงานเป็นเวลานานทุกวัน
4. ห้องฝึกอบรมพนักงานใหม่
ห้องนี้ควรออกแบบสำนักงานโมเดิร์นด้วยโต๊ะและเก้าอี้แบบเลคเชอร์สำหรับใช้ฝึกอบรมพนักงานใหม่ การจัดวางสามารถเว้นระยะห่างแบบในห้องสอบได้ เพื่อให้พนักงานใหม่โฟกัสและเรียนรู้ในสิ่งที่กำลังอบรม บรรยากาศภายในห้องควรมีเพดานสูงเพื่อลดความเครียดและคลายความอึดอัด พร้อมอุณหภูมิภายในห้องที่เย็นกำลังพอดีคือ 22-25 องศาเซลเซียส
5. โต๊ะทำงานสำหรับพนักงานที่ต้องคิดไอเดีย
พนักงานที่ต้องคิดสร้างสรรค์ไอเดียเพื่อการทำงาน ควรได้อยู่ในห้องหรือในมุมที่โปร่งสบาย มองเห็นวิว หรือมีเพดานสูงระดับ Double Volume มากที่สุด เพราะมนุษย์เรานั้นไม่ได้ถูกออกแบบมาให้สร้างสรรค์ไอเดียในที่คับแคบได้ รวมไปถึงโต๊ะทำงานของพนักงาน ควรเป็นแบบเพื่อสุขภาพ และมีล้อเลื่อนเคลื่อนที่ไปมาได้ เพื่อการค้นหามุมแห่งการสร้างสรรค์ไอเดียด้วยตัวพนักงานเอง
เมื่อออกแบบสำนักงานด้วยการจัดโต๊ะทำงานใหม่แล้ว บรรยากาศการทำงานก็เป็นสิ่งสำคัญที่องค์กรควรพัฒนาควบคู่ไปด้วย หากองค์กรไม่ต้องการพื้นที่ส่วนกลาง ควรเพิ่มพื้นที่สีเขียวที่เป็นต้นไม้จริงๆ ทดแทน เพื่อให้พนักงานมองเห็นต้นไม้ได้จากทุกมุม และควรเปลี่ยนโต๊ะและเก้าอี้ทำงานให้แก่พนักงานใหม่ทั้งชุด เน้นแบบเพื่อสุขภาพเป็นหลัก เพื่อสุขภาพร่างกายที่ดีของพนักงาน และควรเปลี่ยนสีผนังออฟฟิศใหม่ให้มีความเป็นมิตรมากขึ้น เช่น สีพาสเทลโทนอ่อน สีขาว และสีครีม เป็นต้น ซึ่งนอกจากจะเป็นสีที่คลายความตึงเครียดแล้ว ยังรับกับสีเขียวของใบไม้ได้เป็นอย่างดี