การรีโนเวทออฟฟิศเพื่อสร้างบ้านหลังที่ 2 ให้แก่พนักงาน คือคอนเซ็ปต์ในการออกแบบเพื่อสร้างความผูกพันให้เกิดขึ้นแก่พนักงาน เคยสังเกตไหมว่าจำนวนนักศึกษาที่จบใหม่แต่ละปีมีจำนวนมากมาย แต่ทำไมออฟฟิศของเราจึงไม่มีเด็กใหม่ หรือพนักงานที่เก่ง ๆ เข้ามาร่วมงานด้วย ทั้งที่เงินเดือนที่เสนอก็ไม่ได้ต่ำมาก คำถามคือแล้วคนเก่ง ๆ หายไปไหนหมดล่ะ? เงินเดือนน่าสนใจขนาดนี้ทำไมไม่มีใครมาสมัครงาน? ลองเปลี่ยนโฉมองค์กรของคุณเพื่อเชิญชวนให้มีผู้มาสมัครงานเพิ่มขึ้น และได้โอกาสคัดเลือกคนเก่งเข้ามาร่วมงาน
ลักษณะองค์กรที่ควรได้รับการรีโนเวทออฟฟิศ
ทราบหรือไม่ว่าเหตุผลที่องค์กรส่วนใหญ่เลือกที่จะรีโนเวทออฟฟิศไม่ใช่เพียงเพราะต้องการนำเทคโนโลยีต่างๆ เข้ามาใช้ให้เกิดประโยชน์เท่านั้น แต่การออกแบบสมาร์ทออฟฟิศช่วยดึงคนเก่งเข้ามาร่วมงานได้ด้วย ซึ่งต่อไปนี้จะเป็นลักษณะขององค์กรที่ควรได้รับการพัฒนาและเปลี่ยนแปลงเพื่อสร้างบรรยากาศของบ้านหลังที่ 2 ให้แก่พนักงาน
1. ออฟฟิศที่มีสภาพชำรุดทรุดโทรม
หมายถึงลักษณะของออฟฟิศที่ผ่านการใช้งานมานาน จนเกิดการเสื่อมโทรมไปตามกาลเวลา เช่น สีอาคารซีดจางบางส่วนหลุดร่อนออกจากผนัง, เฟอร์นิเจอร์ภายในออฟฟิศชำรุดบางส่วนใช้งานไม่ได้, อุปกรณ์สำนักงานอยู่ในสภาพไม่พร้อมใช้งาน ปุ่มกดต่างๆ ใช้งานได้ไม่ทุกปุ่ม และกองกระดาษที่วางซ้อนกันจนดูไม่เป็นระเบียบ เป็นต้น
2. ออฟฟิศไม่มีความปลอดภัย
คือออฟฟิศที่มีเพียงเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัยด้านหน้าประตู หรือบางออฟฟิศติดตั้งกล้องวงจรปิดเฉพาะบริเวณที่พนักงานทำงาน เพื่อตรวจสอบการทำงานเท่านั้น ไม่ได้ติดตั้งในจุดที่มีคนเดินเข้า-ออกตลอดเวลา อีกทั้งยังไม่มีระบบคัดกรองบุคคลภายนอก
3. ออฟฟิศที่บริหารจัดการแบบวัฒนธรรมองค์กรแบบเดิม
คือออฟฟิศที่ยังคงใช้วิธีการตอกบัตรเข้า-ออกจากที่ทำงาน หรือลงชื่อเข้างานบนกระดาษ และยังคงใช้ระบบยื่นใบลางานแบบหนังสือกระดาษ ที่พนักงานต้องเขียนคำขออนุญาตพร้อมแสดงเหตุผล และนำไปยื่นต่อหัวหน้าแผนกเพื่อรอการอนุมัติ การปฏิบัติเหล่านี้จึงควรได้รับการปฏิรูปทั้งหมด
วิธีรีโนเวทออฟฟิศให้พร้อมที่จะเป็นบ้านหลังที่ 2 ของพนักงาน
วิธีการออกแบบออฟฟิศสมัยใหม่ให้พร้อมจะเป็นบ้านหลังที่ 2 ของพนักงาน จะต้องเป็นออฟฟิศที่แวดล้อมไปด้วยบรรยากาศที่อบอุ่น ทันสมัย และปลอดภัย พนักงานจึงอยากจะออกจากบ้านของตัวเองเพื่อมาทำงานที่บ้านหลังที่ 2 ทุกวัน โดยวิธีการที่น่าสนใจมีดังต่อไปนี้
1. พื้นที่บริเวณโดยรอบออฟฟิศ
หากออฟฟิศเป็นอาคารเดี่ยวขององค์กรเอง ควรรีโนเวทออฟฟิศบริเวณโดยรอบอาคารให้มีพื้นที่สีเขียว เช่น สวนหย่อม พื้นที่นั่งพักตากอากาศ และแปลงผักสวนครัวสำหรับให้พนักงานลงมือปลูกด้วยตนเอง เป็นต้น ส่วนชั้นดาดฟ้าข้างบน สามารถออกแบบให้กลายเป็นลานบาร์บีคิวสำหรับการพบปะสังสรรค์ของพนักงานได้
ส่วนออฟฟิศที่อยู่ในอาคารสูง สามารถออกแบบให้มีพื้นที่สีเขียว ด้วยการใช้สวนกระถางแบบแขวน Vertical Garden ที่ประหยัดพื้นที่ใช้สอย และสร้างภาพลักษณ์เป็นกำแพงต้นไม้สวยงาม หรือถ้าหากออฟฟิศอยู่ในมุมที่มองเห็นวิวเมืองได้อย่างเต็มสายตา สามารถเปลี่ยนผนังทึบให้เป็นผนังใสเพื่อเปิดรับวิวได้ด้วย Smart Glass & Film
2. ภายในออฟฟิศ
ควรออกแบบออฟฟิศสมัยใหม่ตามหลักสมาร์ทออฟฟิศรูปแบบ Hot Desk เพื่อลดการใช้โต๊ะเก้าอี้ประจำ และเปลี่ยนเป็นพื้นที่ทำงานส่วนกลางที่พนักงานสามารถเลือกพื้นที่การทำงานแห่งความสุขได้ด้วยตัวเอง ควรมีห้อง Multipurpose Room หรือห้องอเนกประสงค์ที่พนักงานสามารถใช้งานได้หลากหลาย เช่น การนอนหลับเพื่อพักสายตา, นั่งอ่านหนังสือเงียบๆ, เล่นโยคะระหว่างวันเพื่อความผ่อนคลายจิตใจและกล้ามเนื้อ หรือปรับเปลี่ยนเป็นห้องประชุมเล็กได้ตามความต้องการ เป็นต้น โดยการใช้งานห้องต่างๆ สามารถจองผ่านแอปพลิเคชันขององค์กรได้ทันที
3. ระบบรักษาความปลอดภัย
องค์กรควรติดตั้งระบบ Access Control เพื่อดูแลความปลอดภัยให้แก่พนักงาน เช่น ระบบคัดกรองบุคคลภายนอก, ระบบจดจำใบหน้า, ระบบสแกนนิ้วมือก่อนเข้าทำงาน และการติดตั้งกล้องวงจรปิดทั้งออฟฟิศ รวมไปถึงระบบแจ้งเตือนภัยเมื่อเกิดเหตุเพลิงไหม้พร้อมระบบ Automation ที่สแกนจับความร้อนและควันก่อนที่จะส่งสัญญาณเตือนพร้อมส่งข้อความถึงหน่วยงานกู้ภัยต่างๆ
4. สิ่งอำนวยความสะดวกอื่นๆ
เพื่อเพิ่มบรรยากาศของความทันสมัย ผู้นำองค์กรอาจจะเพิ่มส่วนของห้องครัวเพื่อให้พนักงานได้แสดงฝีมือทำอาหารรับประทานเอง พร้อมทั้งจัดวางเครื่องดื่มชา กาแฟ ช็อกโกแลตร้อน ตู้กดน้ำ และขนมสำหรับให้พนักงานรับประทานระหว่างวัน เพื่อสร้างความสามัคคีและสนิทสนมกันของพนักงาน รวมไปถึงสวัสดิการอาหารกลางวัน และอาหารมื้อพิเศษสำหรับวันเกิดพนักงาน ด้วยการสมัครเป็นสมาชิกกับบริษัท Food Delivery เพื่อให้พนักงานได้สั่งอาหารกลางวันที่ต้องการมารับประทานผ่านแอปพลิเคชัน
5. ปฏิรูปวัฒนธรรมองค์กรแบบเดิม
เมื่อเลือกจะออกแบบออฟฟิศสมัยใหม่แบบสมาร์ทออฟฟิศ ต้องปฏิรูปวัฒนธรรมภายในองค์กรด้วย อย่างการตอกบัตรเพื่อเข้างาน หากเปลี่ยนมาใช้ระบบ Access Control แล้ว ก็ควรจะยกเลิกพร้อมทั้งพิจารณาให้พนักงานในบางตำแหน่งสามารถเข้าทำงานในเวลาใดหรือส่งงานจากที่ไหนก็ได้ และควรเปิดโอกาสให้พนักงานใหม่ได้แสดงฝีมือการทำงานอย่างเต็มที่ ส่วนเรื่องเอกสารใบลาต่างๆ ควรเปลี่ยนมาใช้การยื่นเอกสารแบบ Smart Form ผ่านระบบขององค์กร
การรีโนเวทออฟฟิศตามหลักของสมาร์ทออฟฟิศมีอยู่หลากหลายรูปแบบ สามารถปรับเปลี่ยนได้ตามความเหมาะสมของแต่ละองค์กร ดังนั้นการเปลี่ยนโฉมออฟฟิศใหม่จึงไม่ใช่เรื่องยากหรือใช้งบประมาณมากมาย อีกทั้งการปรับเปลี่ยนบรรยากาศออฟฟิศใหม่ พร้อมเสริมนโยบายการทำงานที่มียืดหยุ่นเข้ากับสถานการณ์จะช่วยดึงคนเก่งเข้ามาร่วมงาน และคงไว้ซึ่งวัฒนธรรมองค์กรอันเป็นศูนย์รวมความสามัคคีและเป็นรากฐานของธุรกิจที่ยั่งยืน