ในยุคดิจิทัลนี้ หากองค์กรหรือบริษัทต้องการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทุกคนในองค์กรให้สูงขึ้น เพื่อให้ได้คุณภาพงานที่ดีขึ้น ปัจจัยหนึ่งที่สามารถช่วยได้คือ การปรับเปลี่ยนบรรยากาศและสิ่งแวดล้อมในที่ทำงาน ซึ่งในปัจจุบันนี้การปรับเปลี่ยนบรรยากาศและสิ่งแวดล้อมในที่ทำงานล้วนมีเป้าหมายเดียวกัน นั่นคือการเป็น Smart Office ซึ่งองค์กรชั้นนำต่างพิสูจน์มาแล้วว่าการออกแบบออฟฟิศที่คำนึงถึงความสมาร์ทในทุกมิตินั้นส่งผลดีต่อการทำงานมากขึ้นจริง ๆ
Smart Office แท้จริงคืออะไร
“Smart Office” แท้จริงก็คือ ออฟฟิศที่ออกแบบเพื่อตอบสนองพฤติกรรมการทำงาน เพิ่มประสิทธิภาพและกระตุ้นความคิดสร้างสรรค์ของพนักงาน โดยนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยอำนวยความสะดวก สร้างพื้นที่ความสุขในการทำงานให้กับพนักงานทุกคน บนพื้นฐานแนวคิดแบบ “Happy Workplace”
หัวใจหลักของ Smart Office ก็คือ การนำโซลูชันและเทคโนโลยีแบบ IoT เข้ามาประยุกต์ใช้ โดยมี Smart Solution ต่าง ๆ ที่สามารถทำงานเชื่อมโยงกันและควบคุมผ่านแอปพลิเคชันได้อย่างง่ายดาย ยกตัวอย่างเช่น
- Intelligent Control Solution ระบบการเปิด-ปิดอุปกรณ์เครื่องใช้ไฟฟ้าอัตโนมัติเมื่อไม่มีคนอยู่ในห้อง
- Smart Booking System ระบบการจองห้องประชุม หรือ Hot desk ผ่านแอปพลิเคชัน
- Visitor Management System ระบบการจัดการผู้มาติดต่ออัจฉริยะ ด้วยการสแกนใบหน้า หรือ QR code
- HR Mobile Application ระบบลงเวลาเข้า-ออกการทำงานแบบเรียลไทม์ด้วย GPS รวมถึงการขอและอนุมัติค่าใช้จ่าย และค่าล่วงเวลาของพนักงาน
- Smart Digital Whiteboard ที่ช่วยทำให้การนำเสนอผลงานในที่ประชุมเป็นเรื่องง่ายและชัดเจนขึ้น
- Smart Film กระจกใสที่สามารถปรับให้ทึบเมื่อต้องการความเป็นส่วนตัว เป็นต้น
ซึ่งการนำโซลูชันและเทคโนโลยีเหล่านี้เข้ามาก็จะช่วยให้พนักงานเกิดความสะดวกสบาย คล่องตัวในการทำงานมากขึ้น ทำให้เกิด Happy Workplace นั่นเอง
ภาคธุรกิจของไทยกำลังเผชิญปัญหาอย่างรอบด้าน
ภาคธุรกิจของไทยไม่ว่าจะขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ก็ตาม ณ ขณะนี้กำลังเผชิญปัญหารอบด้านรวมไปถึงปัญหาภายในองค์กร ซึ่งนั่นเป็นสาเหตุให้แต่ละองค์กรไม่สามารถที่จะต่อสู้แข่งขันกับบริษัทคู่แข่ง และไม่สามารถที่จะเติบโตอย่างก้าวกระโดดได้ ซึ่งปัญหาที่กำลังเผชิญมีดังนี้
- ปัญหาช่องว่างระหว่างวัยของพนักงานรุ่นเก่า-รุ่นใหม่ ที่มี Mindset และพฤติกรรมในการทำงานที่ต่างกัน
- ปัญหาเรื่องการสื่อสารภายในองค์กรที่ยุ่งยาก ส่งผลให้ประสิทธิภาพในการทำงาน ไม่เป็นไปตามที่ต้องการ
- ปัญหาเรื่องต้นทุนบุคลากร เมื่อรู้ว่างานล้นคน แต่จะจ้างเพิ่มก็ไม่มีต้นทุนแรงงานที่เพียงพอ
- ปัญหาเรื่องต้นทุนสถานที่ บริษัทส่วนใหญ่จ่ายค่าเช่าออฟฟิศไปสูงแต่กลับใช้ประโยชน์ได้ไม่เต็มที่
ปัญหาเหล่านี้ ที่ภาคธุรกิจไทยไม่ว่าเล็กหรือใหญ่ต่างก็ต้องเผชิญเหมือน ๆ กัน และหลายองค์กรพยายามทุ่มงบประมาณจำนวนมากเพื่อทดลองแก้ปัญหา แต่ก็ไม่สามารถที่จะแก้ปัญหาได้อย่างยั่งยืน แต่คุณรู้หรือไม่ว่า Smart Office สามารถแก้และลดปัญหาเหล่านี้แบบยั่งยืนได้
จะแก้ปัญหาองค์กรไทยด้วย Smart Office ได้อย่างไร
- ใช้ Smart Office ในการกระตุ้นและสร้างแรงบันดาลใจให้พนักงาน
สร้างบรรยากาศและสิ่งแวดล้อมที่ดีในออฟฟิศ เสมือนเป็นพื้นที่ ที่ช่วยเชื่อมความคิดและทัศนคติของพนักงานทุก ๆ คนเข้าไว้เป็นหนึ่งเดียว ทำให้คนใหม่ก็อยากเข้ามาร่วมงาน คนเก่าก็กลับมามีแรงบันดาลใจในการสร้างสรรค์งานอีกครั้ง - ใช้ Smart Office เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
ถ้าที่ทำงานมีสภาพแวดล้อมและเครื่องไม้เครื่องมือที่เอื้อต่อการทำงาน อำนวยความสะดวกและลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็นให้แก่พนักงานได้ พนักงานก็จะสามารถโฟกัสกับเรื่องงานที่ต้องรับผิดชอบอย่างเต็มที่ เมื่อการดำเนินงานเป็นไปอย่างรวดเร็ว ได้ผลลัพธ์ตามต้องการ ก็จะเพิ่มประสิทธิภาพโดยรวมขององค์กร - ใช้เพิ่มความคุ้มค่าและลดต้นทุนค่าใช้จ่ายต่างๆ
การออกแบบออฟฟิศให้มีความทันสมัยทำให้องค์กรสามารถใช้พื้นที่ทุกตารางนิ้วของออฟฟิศอย่างคุ้มค่า บางส่วนที่จำเป็นต้องใช้คน ก็สามารถใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ และจัดสรรพนักงานไปช่วยในงานส่วนอื่น แบบนี้ก็จะไม่เกิดภาวะงานล้น ลดความกดดันให้กับพนักงานได้ด้วย
ดังนั้น Smart Office จึงนับว่าเป็นความสำคัญที่บริษัทไทยต่าง ๆ ในปัจจุบันควรให้ความสนใจ เพราะเป็นสิ่งที่ช่วยให้ภาคธุรกิจของไทยมีประสิทธิภาพในการดำเนินงานและการแข่งขันที่สูงขึ้น เพื่อเพิ่มโอกาสในการเติบโตได้อย่างก้าวกระโดด
Key Takeaway
- Smart Office คือออฟฟิศที่ออกแบบโดยคำนึงถึงความต้องการที่เป็นจริงของพนักงาน โดยมีการนำเทคโนโลยี IoT เข้ามาช่วย ทำให้พนักงานรู้สึกสะดวกและคล่องตัวขึ้นในการทำงาน
- ปัญหาต่าง ๆ ที่ภาคธุรกิจไทยต้องเผชิญนั้น สามารถแก้ไขและลดปัญหาเหล่านี้แบบยั่งยืนได้ด้วยการออกแบบออฟฟิศใหม่ให้เป็น Smart Office
- Smart Office สามารถใช้แก้ไขปัญหาภายในองค์กรได้ทั้งเรื่องคน สถานที่ อุปกรณ์ และต้นทุนทางธุรกิจ จึงเป็นทางเลือกที่น่าสนใจสำหรับภาคธุรกิจไทยที่ควรจะนำไปพิจารณา
