เชื่อว่ามีหลายองค์กรกำลังวางแผนที่จะทำการออกแบบสำนักงานใหม่ เพราะหลังจากสถานการณ์การระบาดใหญ่ของโควิด 19 ทำให้รูปแบบการใช้ชีวิตและไลฟ์สไตล์ของผู้คนต้องเปลี่ยนไป เมื่อภาพรวมของสังคมเปลี่ยนแปลง สถานที่ทำงานในรูปแบบเดิมๆ อาจไม่ตอบโจทย์ไลฟ์สไตล์การทำงานยุคใหม่อีกต่อไป จึงถึงเวลาที่จะต้องปรับปรุงสำนักงานกันใหม่ แต่ก่อนที่จะเริ่มลงมือออกแบบออฟฟิศใหม่ ควรจะต้องรู้ถึงหลัก 4C ที่เป็นหัวใจสำคัญในการออกแบบออฟฟิศ เพื่อให้การออกแบบนั้นมอบประโยชน์และตอบโจทย์การไลฟ์สไตล์การทำงานของทุกคนได้อย่างแท้จริง จะมีอะไรบ้างนั้นมาดูกันเลย
ออกแบบสำนักงานด้วยหลัก 4C
C1 – Concentrate สมาธิคือรากฐานของทุกผลงาน
ประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานจะเกิดขึ้นได้ พื้นฐานประการแรกเลยก็คือ พนักงานควรจะต้องมีสมาธิและจดจ่ออยู่กับการทำงานได้ จริงอยู่ว่าทุกสำนักงานจะมีโต๊ะทำงานหรือมุมทำงานเฉพาะให้พนักงานอยู่แล้ว แต่ใช่ว่าเพียงแค่นั้นจะเพียงพอต่อการสร้างสมาธิในการทำงานให้กับพนักงานในยุคที่การติดต่อสื่อสารเกิดขึ้นได้ตลอดเวลา หากสภาพแวดล้อมทั้งภายในและภายนอกออฟฟิศเต็มไปด้วยความวุ่นวายเร่งรีบ ก็ทำให้เกิดสิ่งรบกวนสมาธิในการทำงานได้เสมอ
ดังนั้นการออกแบบออฟฟิศสมัยใหม่จึงควรเริ่มต้นจากการให้ความสำคัญในเรื่องของพื้นที่การทำงานที่ไร้การรบกวนจากสภาพแวดล้อมภายนอก อาจใช้วิธีการแบ่งโซนพื้นที่ที่มีความเป็นส่วนตัวสูง หรือเพิ่มส่วนพื้นที่ Focusing เข้าไปในการออกแบบด้วย ก็จะช่วยให้พนักงานมีพื้นที่ทำงานที่สามารถใช้สมาธิจดจ่ออยู่กับงานได้นั่นเอง
C2 – Collaborate ความร่วมมือเป็นจุดเริ่มต้นของทุกความสำเร็จ
ทุกโครงการจะเกิดขึ้นและประสบความสำเร็จได้ ก็ต้องมาจากการระดมความคิดและความร่วมมือจากทุกฝ่ายภายในองค์กร ดังนั้นการออกแบบสำนักงานจะขาดพื้นที่การระดมความคิด หรือห้องประชุมไปไม่ได้เลย ซึ่งพื้นที่การระดมความคิดไม่จำเป็นจะต้องเป็นห้องประชุมเสมอไป การออกแบบออฟฟิศสมัยใหม่ได้มีแนวความคิดรวมเอาพื้นที่การทำงานและห้องประชุมมาไว้ในจุดเดียวกัน ไม่เน้นเรื่องการตกแต่ง แต่จะให้ความสำคัญกับการใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยให้การประชุมและการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นเกิดความสะดวกขึ้น อย่างการนำ Interactive Whiteboard มาใช้ การให้ความสำคัญกับระบบประชุมออนไลน์ผ่าน Video Conference รวมไปถึงการออกแบบให้ผนังห้องทำงานเป็นแบบ Smart Glass & Film ที่ปรับเปลี่ยนการใช้งานได้อย่างง่ายดาย เช่น การเปลี่ยนกระจกใสเป็นกระดานที่สามารถใช้เขียนได้ แทนกระดาน เพื่อให้พนักงานหรือผู้เข้าร่วมประชุมแต่ละฝ่ายมีส่วนร่วมและแลกเปลี่ยนความคิดเห็นได้อย่างเต็มที่
C3 – Connect เชื่อมต่อการทำงานกันได้ตลอดเวลาคือโอกาสที่มากขึ้น
ปัจจุบันเทคโนโลยีทำให้การทำงานเกิดขึ้นได้ทุกที่ทุกเวลา อีกทั้งในปัจจุบัน Hybrid Working กลายเป็นรูปแบบการทำงานที่เป็นปกติไปแล้ว ไม่ว่าจะอยู่ที่ใดการติดต่อประสานงานก็จะต้องไม่ขาดตอน นั่นหมายความว่า การออกแบบสำนักงานจึงจำเป็นที่จะต้องคำนึงถึงความสะดวกคล่องตัวในการติดต่อสื่อสารและการทำงานร่วมกัน ควรจะต้องออกแบบให้ออฟฟิศมีพื้นที่ส่วนกลางที่พนักงานทุกคนสามารถเข้าใช้งานได้ทุกช่วงเวลา เพื่อให้พื้นที่ในจุดนี้กลายเป็นพื้นที่พบปะพูดคุยและทำงานร่วมกันของพนักงานในองค์กร นอกจากนั้นแล้วจุดต่างๆ ภายในสำนักงานควรออกแบบวางระบบให้รองรับการกระจายสัญญาณ Wi-Fi พร้อมสำหรับการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต และการทำงานผ่าน Cloud ควรมีเต้าเสียบปลั๊กไฟกระจายอยู่ในหลายจุด เพื่อทำให้ทุกจุดของออฟฟิศเป็นสถานที่ที่พร้อมสนับสนุนการทำงานของพนักงานอยู่เสมอ
C4 – Charge สร้างจุดพัก = สร้างประสิทธิภาพของงาน
โทรศัพท์มือถือใช้งานต่อเนื่องแบตเตอรี่ยังหมดได้ คนเองก็ไม่ได้ต่างกัน การทำงานที่หนักและเร่งรีบมาตลอดทั้งสัปดาห์หรืออาจจะตลอดทั้งเดือน อาจจะทำให้ประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานลดลงได้ ดังนั้นการออกแบบสำนักงานจึงควรมีพื้นที่พักผ่อนหรือพื้นที่สันทนาการให้กับพนักงานด้วย อย่าทำให้ออฟฟิศเป็นเพียงแค่พื้นที่ทำงาน แต่ควรทำให้ออฟฟิศมีบรรยากาศให้เหมือนบ้าน ที่พร้อมจะเป็นจุดพักเพื่อชาร์จพลังให้พนักงานพร้อมกลับมาทำงานได้อีกครั้งอย่างเต็มประสิทธิภาพ ซึ่งก็สามารถทำได้หลากหลายวิธี เช่น การเพิ่มพื้นที่พบปะสังสรรค์ เพิ่มพื้นที่นั่งรับประทานอาหารร่วมกัน นำอุปกรณ์เครื่องเล่นอย่างฟุตบอลโต๊ะ โต๊ะพูล หรือบอร์ดเกมเข้ามาใช้ หรืออาจจะทำเป็นห้องพักผ่อนให้พนักงานได้มางีบหลับสักครู่ เป็นต้น
มาถึงตรงนี้จึงอยากจะเน้นย้ำอีกครั้งว่า ก่อนการออกแบบสำนักงานใหม่ ผู้บริหารควรยึดหลักหรือเริ่มต้นจากหลักการทั้ง 4 นี้ เพราะจะช่วยให้ออฟฟิศเป็นพื้นที่การทำงานที่ตอบสนองการใช้งานได้ครบทุกมิติความต้องการได้นั่นเอง