Paperless Office คือรูปแบบการออกแบบออฟฟิศสมัยใหม่ที่เริ่มได้รับความนิยมอย่างเด่นชัดในช่วงการแพร่ระบาดของไวรัสโควิด-19 ที่ทำให้มีมาตรการ Work from Home เกิดขึ้น ในช่วงนั้นเองที่หลาย ๆ ออฟฟิศเริ่มมองเห็นประโยชน์ของการทำงานรูปแบบที่ไม่ใช้กระดาษ ว่าสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพจริง อีกทั้งข้อมูลต่าง ๆ ยังมีความถูกต้องแม่นยำ จนนำไปสู่การออกแบบสำนักงานแบบ Paperless อย่างเต็มรูปแบบ
ซึ่งหากย้อนเวลากลับไปช่วงก่อนเกิดการแพร่ระบาดของไวรัสโควิด มีหลายออฟฟิศที่พยายามนำแนวคิดเปลี่ยนการทำงานด้วยกระดาษแบบเดิมไปสู่การทำงานแบบ Paperless แต่ก็ไม่เห็นผลเป็นรูปธรรมมากนัก จนกระทั่งมีมาตรการปิดเมือง นักเรียน-นักศึกษาเรียนหนังสือผ่านระบบออนไลน์ ส่วนพนักงานออฟฟิศก็ทำงานผ่านระบบออนไลน์เช่นกัน กลายเป็นช่วงเวลาแห่ง Digital Transformation แบบ Paperless ที่สมบูรณ์แบบ แนวคิดองค์กรไร้กระดาษจึงได้กลับมาอีกครั้ง พร้อมเทคโนโลยีอันทันสมัยต่าง ๆ ที่เข้ามาสนับสนุนการเปลี่ยนผ่านองค์กรให้มีความเป็นรูปธรรมมากขึ้น ดังรายละเอียดต่อไปนี้
การออกแบบออฟฟิศสมัยใหม่ ให้กลายเป็นองค์กรไร้กระดาษมีขั้นตอนอย่างไร
การออกแบบออฟฟิศสมัยใหม่เพื่อให้ออฟฟิศทั่วไปได้กลายเป็น Paperless Office มีขั้นตอนการเปลี่ยนผ่านองค์กรไม่ยาก หากนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยสนับสนุนได้ถูกต้อง ซึ่งผลของการจัดการเอกสารให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัลจะช่วยลดการใช้กระดาษ ลดการใช้ลวดเย็บกระดาษ ลดการสะสมของฝุ่น และเพิ่มพื้นที่อาคารสำนักงานให้มีเนื้อที่มากขึ้น สามารถนำไปใช้ประโยชน์ด้านอื่นได้อย่างเต็มศักยภาพ โดยขั้นตอนการเปลี่ยนแปลงไปสู่ Paperless Office มีดังต่อไปนี้
1. นำระบบ DMC มาช่วยจัดระเบียบเอกสาร
ระบบจัดการเอกสารหรือ Document Management System (DMC) คือรูปแบบการออกแบบสำนักงานที่นำเอาระบบอันทันสมัยมาช่วยจัดการกองเอกสารที่เป็นกระดาษทั้งหมด ให้กลายเป็นไฟล์ในรูปแบบดิจิทัล โดยระบบนี้จะทำหน้าที่ช่วยจัดระเบียบเอกสาร ทั้งแบ่งหมวดหมู่และแยกประเภท เปรียบเสมือนตู้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ขนาดใหญ่ ที่ใช้เก็บไฟล์งานต่าง ๆ เพียงการนำเอกสารเก่าที่เก็บอยู่ในห้องเก็บเอกสารมาสแกนเข้าสู่ระบบ DMC เพียงเท่านี้พนักงานทุกคนก็สามารถเข้าสู่ฐานข้อมูลได้โดยที่ไม่ต้องรื้อค้นกองเอกสารขนาดใหญ่
นอกจากระบบนี้จะช่วยแบ่งแยกประเภทเอกสารแล้ว พนักงานยังสามารถเลือก Search หาข้อมูลแบบเฉพาะเจาะจงได้ อีกทั้งยังสามารถระบุสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารบางประเภทเพื่อความปลอดภัยได้ด้วย เช่น เอกสารสำหรับผู้จัดการแผนก หรือเอกสารข้อมูลพนักงานสำหรับเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล เป็นต้น
2. นำระบบ Smart Form มาช่วยเซ็นอนุมัติ
ระบบที่จะมาแทนการพิมพ์แบบฟอร์มต่าง ๆ ที่ต้องได้รับการเซ็นอนุมัติจากหัวหน้าแผนก เช่น เอกสารขอลางาน เอกสารลาป่วย เอกสารเบิกเงินค่าล่วงเวลา และเอกสารบันทึกการเข้า-ออกจากออฟฟิศ เป็นต้น ระบบ Smart Form จะทำหน้าที่ช่วยในส่วนของเอกสารที่ต้องรอการเซ็นอนุมัติทุกชนิด โดยที่หัวหน้าแผนกไม่ต้องเดินทางกลับมาออฟฟิศเพื่อเซ็นเอกสารเพียงใบเดียว เป็นการออกแบบออฟฟิศสมัยใหม่ที่ทั้งประหยัดเวลาและใช้ทรัพยากรอย่างคุ้มค่า โดยการทำงานของ Smart Form คือเมื่อพนักงานกรอกเอกสารทาง Smart Form เรียบร้อย ระบบจะส่งไฟล์เอกสารไปสู่หัวหน้าแผนกให้ทำการพิจารณาเอกสาร และเซ็นรับรองกลับมาในรูปแบบของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
3. เปลี่ยนพฤติกรรมการใช้กระดาษ
ในช่วงระหว่างการออกแบบสำนักงานเพื่อเปลี่ยนผ่านไปสู่การทำงานแบบ Paperless พนักงานควรเริ่มเปลี่ยนพฤติกรรมการใช้กระดาษของตัวเอง ด้วยการสั่งพิมพ์เฉพาะเอกสารที่สำคัญ และหมั่นเดินไปตรวจสอบกระบะเอกสารทุกครั้งว่ามีเอกสารที่สั่งพิมพ์ไว้แล้วค้างอยู่หรือไม่ เพื่อเป็นการฝึกตัวเองให้พร้อมสำหรับเทคโนโลยีใหม่ ๆ ที่ไม่ต้องสั่งพิมพ์งานครั้งละเยอะ ๆ นอกจากนี้ควรจดบันทึกว่าแผนกใดมีการสั่งพิมพ์เอกสารมากที่สุด แผนกใดสั่งพิมพ์เอกสารน้อยที่สุด เพื่อนำมาหาค่าเฉลี่ยในการสั่งกระดาษ ที่เริ่มลดจำนวนลง
เมื่อมีเทคโนโลยีอันทันสมัยมาช่วยออกแบบออฟฟิศสมัยใหม่ ให้เป็นออฟฟิศที่เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อมและประหยัดต้นทุนค่าใช้จ่ายในการใช้กระดาษแล้ว ห้องเก็บเอกสารภายในออฟฟิศจะสามารถนำไปประยุกต์ใช้เป็นพื้นที่ทำงานอื่น ๆ ได้ อีกทั้งการทำงานแบบ Paperless Office ยังช่วยให้พนักงานทุกคนสามารถทำงานที่ไหนก็ได้ โดยที่ไม่มีกรอบของการสั่งพิมพ์เอกสารมาจำกัด เป็นแนวทางที่สนับสนุนให้พนักงานทำงานได้อย่างเต็มศักยภาพ แบบไร้แรงกดดัน