หลักการรีโนเวทออฟฟิศด้วยรูปแบบของสมาร์ทออฟฟิศ นอกจากจะมุ่งเน้นการออกแบบพื้นที่ใช้สอยให้เกิดประโยชน์สูงสุด พร้อมสนับสนุนเทคโนโลยีที่ทันสมัยแล้ว ยังมีจุดประสงค์ช่วยแก้ไขให้โครงสร้างขององค์กรดีขึ้น ด้วยการวิเคราะห์ถึงไลฟ์สไตล์ของพนักงาน เพื่อนำไปสู่รูปแบบการจัดการที่เหมาะสมและลงตัว
อย่างปัญหาเรื่อง Quiet Quitting หรือการเลิกทุ่มเทกับงานอย่างเงียบๆ ของพนักงาน ที่นำไปสู่การสะท้อนกลับจากผู้นำองค์กรด้วยการบีบให้ออกอย่างเงียบๆ หรือ Quiet Firing การออกแบบออฟฟิศสมัยใหม่ก็สามารถช่วยแก้ไขปัญหาตรงจุดนี้ได้ดังข้อมูลที่จะนำเสนอในบทความนี้ สำหรับใช้เป็นแนวทางเพื่อการนำไปสู่ทางออกที่ดีร่วมกัน
เข้าใจถึงปัญหา Quiet Quitting และ Quiet Firing ก่อนการรีโนเวทออฟฟิศ
เพื่อให้การออกแบบออฟฟิศสมัยใหม่มีประสิทธิภาพที่ยอดเยี่ยม ควรเริ่มต้นที่การทำความเข้าใจที่มาของปัญหาก่อนว่าเกิดจากอะไรดังนี้
- Quite Quitting ยกตัวอย่างเช่น พนักงานไม่มีความสุขในการทำงาน, สภาพแวดล้อมในสำนักงานไม่ดี, มีความเคร่งครัดและเข้มงวดในการทำงานมากเกินไป, สวัสดิการไม่เพียงพอต่อความต้องการ, ใช้ระบบวัฒนธรรมองค์กรแบบเดิม และไม่มีการสนับสนุนให้พนักงานเกิดการเรียนรู้ทักษะใหม่ ๆ ที่นำไปสู่ความเจริญก้าวหน้าในหน้าที่การงาน เป็นต้น
- Quite Firing ยกตัวอย่างเช่น ผู้นำองค์กรไม่อาจทนพฤติกรรมของพนักงานได้, ไม่สามารถหาทางแก้ไขที่ดีร่วมกับพนักงานได้ และองค์กรเริ่มขาดสภาพคล่องทางการเงิน จนจำเป็นต้องใช้วิธีบีบพนักงานออก เป็นต้น
หยุดปัญหา Quiet Quitting และ Quiet Firing ที่นำไปสู่การสูญเสียด้วยการรีโนเวทออฟฟิศ
เมื่อได้ทราบที่มาของปัญหาแล้ว เราก็จะสามารถใช้ระบบของสมาร์ทออฟฟิศมาแก้ไขปัญหาด้วยการรีโนเวทออฟฟิศได้ตรงจุดดังต่อไปนี้
1. ใช้รูปแบบ Wellbeing Office แก้ปัญหาสวัสดิการแทนความห่วงใย
ปัญหาสวัสดิการของพนักงานไม่เหมาะสมกับปริมาณงานที่ทำเกิดขึ้นในหลายองค์กร แต่สามารถแก้ไขได้ด้วยการใช้รูปแบบ Wellbeing Office เข้ามาช่วยจัดการ ซึ่งผู้นำองค์กรอาจจะไม่พร้อมเพิ่มเงินสวัสดิการต่าง ๆ ให้เหมาะสมได้ แต่สามารถมอบสวัสดิการที่เป็นความห่วยใยแทนความปรารถนาดี เพื่อให้พนักงานรู้สึกได้ถึงการเปลี่ยนแปลงที่ดี เช่น การเปลี่ยนชุดโต๊ะเก้าอี้ทำงานมาใช้แบบเพื่อสุขภาพ, เพิ่มสวัสดิการอาหารกลางวัน, ปรับเปลี่ยนพื้นที่ทำงานให้มีความโปร่งสบาย มีจุดพักผ่อนสายตา และจัดสรรพื้นที่สันทนาการเพื่อการผ่อนคลายของพนักงาน เป็นต้น
2. ใช้รูปแบบ Hybrid Workplace ช่วยลดความเครียดให้แก่พนักงาน
ผู้นำองค์กรควรตระหนักว่าพนักงาน 1 คนอาจจะเป็นพ่อแม่ของใครสักคน หรืออาจจะมีพ่อแม่ต้องดูแล การลดความเข้มงวดในการทำงาน สามารถช่วยลดความเครียดของพนักงานได้ อย่างการรีโนเวทออฟฟิศด้วยการใช้รูปแบบ Hybrid Workplace ที่ไม่มีข้อบังคับตายตัวสำหรับการเข้าออฟฟิศ แต่ผู้นำองค์กรสามารถทำข้อตกลงกับพนักงานได้ เช่น การกำหนดวัน/เวลา ที่พนักงานต้องเข้าประชุมที่ออฟฟิศ หรือเข้าประชุมทางไกล และการกำหนดเวลาที่พนักงานต้องเปิดอีเมลเพื่อตอบอีเมลในแต่ละวัน เป็นต้น
3. ส่งเสริมเทคโนโลยีเพื่อช่วยลดขั้นตอนในการทำงาน
หากองค์กรมีรูปแบบ Traditional Office อย่างเต็มรูปแบบ ซึ่งไม่สามารถยืดหยุ่นเวลาทำงานให้แก่พนักงานได้ การรีโนเวทออฟฟิศด้วยการนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยส่งเสริมการทำงาน จะช่วยลดขั้นตอนของพนักงานไปได้มาก พนักงานสามารถกลับบ้านได้ตรงเวลา และลดความเครียดในช่วงเวลาระหว่างวัน โดยเทคโนโลยีที่ควรสนับสนุนคือ ระบบจัดเก็บเอกสารและส่งเอกสารในรูปแบบของไฟล์ดิจิทัลแทนการใช้กระดาษแบบเดิม, ระบบแจ้งเตือนล่วงหน้าถึงการประชุมและวาระที่ต้องประชุม, ระบบจองห้องประชุมล่วงหน้า และระบบ Data Center ที่ควบคุมด้วยระบบสแกนใบหน้าเพื่อเข้าสู่ฐานข้อมูลในระดับต่างๆ เป็นต้น
4. หากองค์กรประสบปัญหาสภาพคล่องทางการเงิน สมาร์ทออฟฟิศช่วยแก้ไขได้
การรีโนเวทออฟฟิศแบบสมาร์ทออฟฟิศเป็นทางออกที่ดี สำหรับองค์กรที่กำลังประสบปัญหาขาดสภาพคล่องทางการเงิน เพราะสมาร์ทออฟฟิศหลากหลายรูปแบบถูกคิดค้นและวางแผนเพื่อช่วยให้องค์กรประหยัดค่าใช้จ่าย ไม่ว่าจะเป็นแบบ Hot Desk, Hybrid Workplace และ Activity-based Working ล้วนเป็นรูปแบบที่ช่วยลดขนาดพื้นที่ขององค์กรแต่ไม่ลดคุณภาพการทำงาน องค์กรสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายในการเช่าพื้นที่สำนักงาน ค่าน้ำ และค่าไฟ โดยที่ไม่ต้องใช้วิธีบีบให้พนักงานออก
สมาร์ทออฟฟิศเป็นการรีโนเวทออฟฟิศที่ผ่านการวิเคราะห์มาจากนักออกแบบออฟฟิศชั้นนำ เพื่อจุดประสงค์ให้องค์กรนำไปใช้ให้ตรงกับความต้องการ รวมไปถึงใช้แก้ไขปัญหาที่ทำให้ธุรกิจต้องสะดุด ปัญหา Quite Quitting และ Quite Firing ก็เช่นเดียวกัน หากพนักงานไม่ถึงขั้น Deadwood ที่หมดหนทางจะแก้ไข องค์กรก็ควรปรับเปลี่ยนเพื่อให้พนักงานกลับมาเป็นกำลังสำคัญในการขับเคลื่อนธุรกิจ ดีกว่าการบีบพนักงานให้ออก ซึ่งนับเป็นการสูญเสียทั้ง 2 ฝ่าย