เชื่อว่าทุกองค์กรจะต้องมีห้องประชุมเป็นห้องสำหรับกำหนดนโยบายของผู้บริหาร และสำหรับการระดมสมองของพนักงานแผนกต่างๆ แต่รู้หรือไม่ว่าปัจจุบัน มีองค์กรมากถึง 81% ที่เลือกจะรีโนเวทออฟฟิศใหม่เพื่อสร้างห้องประชุมอัจฉริยะ ที่สามารถปรับเปลี่ยนการใช้งานได้ตามรูปแบบการทำงานของพนักงานแต่ละแผนก เป็นห้องประชุมแห่งอนาคตที่จะช่วยขับเคลื่อนธุรกิจไปสู่ความสำเร็จ ด้วยการออกแบบสำนักงานและห้องประชุมให้สามารถใช้งานได้อย่างคุ้มค่าและมีประสิทธิภาพมากที่สุด เราจึงควรทำความรู้จักกับห้องประชุมอัจฉริยะไปพร้อมกันว่ามีแนวทางในการออกแบบอย่างไร ที่จะช่วยให้องค์กรก้าวผ่านทุกวิกฤตในอนาคตได้อย่างมั่นคง

 

รีโนเวทออฟฟิศด้วยการสร้างห้องประชุมอัจฉริยะ เพื่อความสำเร็จในอนาคต

โลกหลังยุคโควิด-19 กลายเป็นโลกแห่งเทคโนโลยีและข้อมูลแบบดิจิทัลอย่างสมบูรณ์แบบ ทำให้หลายองค์กรหันมาให้ความสนใจรีโนเวทออฟฟิศใหม่เพื่อรองรับสถานการณ์ฉุกเฉินในอนาคตได้อย่างรู้เท่าทัน ด้วยการถอดบทเรียนของโควิด-19 มาสู่ความคิดที่จะเปลี่ยนแปลงให้ห้องประชุมกลายเป็นห้องที่พร้อมจะทำให้ธุรกิจสามารถขับเคลื่อนไปได้ในทุกสถานการณ์ การเปลี่ยนห้องประชุมธรรมดาให้กลายเป็นห้องประชุมอัจฉริยะจึงเกิดขึ้นอย่างเป็นรูปธรรม ดังรูปแบบต่อไปนี้

 

1. ห้องประชุมควรใช้งานได้หลากหลายรูปแบบ

ห้องประชุมขององค์กรแบบเดิม นอกจากจะใช้พื้นที่เยอะแล้วยังแบ่งเป็นห้องประชุมผู้บริหาร ห้องประชุมพนักงาน และห้องประชุมสำหรับสถานการณ์ฉุกเฉิน ซึ่งห้องประชุมทั้ง 3 รูปแบบนี้มีความแตกต่างกันเพียงแค่เทคโนโลยีที่ใช้ภายในห้องเท่านั้น การออกแบบสำนักงานแบบสมาร์ทออฟฟิศจะให้ความสำคัญในการจัดสรรพื้นที่ห้องประชุมให้เหมาะสมกับการใช้งานโดยขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กรเป็นหลัก พร้อมการติดตั้งเทคโนโลยีที่ทันสมัย สามารถปรับเปลี่ยนฟังก์ชันการใช้งานได้ตามความต้องการ เช่น

  • ติดตั้ง Smart Glass & Film เป็นการรีโนเวทออฟฟิศที่ได้รับความนิยม เพราะ Smart Glass & Film สามารถเข้ามามีบทบาทแทนผนังคอนกรีตหนาทึบของห้องประชุมได้ และไม่ใช่เพื่อความสวยงามโปร่งสบายตาเท่านั้น Smart Glass & Film ยังสามารถเปลี่ยนผนังใสให้กลายเป็นผนังขุ่น สำหรับการประชุมที่ต้องการความเป็นส่วนตัว อีกทั้งยังสามารถใช้จดไอเดียหรือนโยบายต่างๆ ได้แทนกระดานไวท์บอร์ดแบบเดิม
  • ติดตั้งระบบ Meeting Room Booking System เมื่อลดจำนวนห้องประชุมแล้วต้องลดขั้นตอนการจองห้องประชุม เพื่อไม่ให้เกิดความสับสน โดยระบบนี้จะช่วยให้พนักงานสามารถจองห้องประชุมได้ล่วงหน้า หรือแม้แต่พนักงานที่ไม่ได้อยู่ที่ออฟฟิศก็สามารถจองห้องประชุมผ่านสมาร์ทโฟนได้ ซึ่งข้อมูลการ Booking จะเปิดเป็นสาธารณะเพื่อให้พนักงานได้ตรวจสอบตารางการใช้งาน แต่จะไม่สามารถเข้าไปแก้ไข ลบ หรือเปลี่ยนแปลงได้ เป็นการใช้เพื่อการวางแผนจองห้องประชุมล่วงหน้าเพื่อความคล่องตัวในการทำงาน

 

2. เทคโนโลยีภายในห้องประชุมอัจฉริยะ

เทคโนโลยีที่ใช้สำหรับรีโนเวทออฟฟิศเพื่อสร้างสรรค์ห้องประชุมอัจฉริยะ จะเน้นใช้เทคโนโลยีที่มีความทันสมัย เพื่อลดการใช้พื้นที่โดยไม่จำเป็น โดยภายในห้องประชุมจะมีทั้งระบบการสื่อสาร ระบบการควบคุมระยะไกล ระบบภาพและเสียง หรือ Audio & Visual System ที่มีความแม่นยำสูงแบบ Automation ควบคุมด้วยระบบซอฟต์แวร์ที่เชื่อมต่อกับระบบอินเทอร์เน็ตความเร็วสูง ช่วยให้การประชุมระยะไกลมีภาพและเสียงที่คมชัดไม่สะดุด พนักงานนอกออฟฟิศสามารถนำเสนอข้อมูลแบบไร้สายผ่านแพลตฟอร์มได้ อีกทั้งพนักงานสามารถควบคุมทั้งภาพและเสียงผ่านระบบ Application บนแพลตฟอร์มได้อย่างสะดวก

 

3. บรรยากาศในห้องประชุมอัจฉริยะเพื่อความสำเร็จ

การสร้างบรรยากาศในการประชุมด้วยการรีโนเวทออฟฟิศเป็นหนึ่งในปัจจัยสู่ความสำเร็จของธุรกิจ เพราะบรรยากาศและสีในการประชุมมอบความรู้สึกให้กับพนักงานที่แตกต่างกัน โดยหลักจิตวิทยาของห้องประชุมได้บ่งชี้ว่าสีสามารถกระตุ้นการทำงานที่มีประสิทธิภาพและสร้างการตัดสินใจที่ดีได้ดังนี้ ยกตัวอย่างเช่น

  • สีเหลือง เพิ่มไอเดีย ความคิดสร้างสรรค์ สร้างความรู้สึกกระชุ่มกระชวย และสำหรับพนักงานที่มีความกระตือรือร้นตลอดเวลาจะช่วยให้มีสมาธิจดจ่อกับงานมากขึ้น
  • สีแดง เพิ่มความรู้สึกอยากทำงาน กระตือรือร้น และมีไอเดียใหม่ๆ
  • สีเขียว ช่วยผ่อนคลายความเครียดระหว่างการประชุม ช่วยให้การตัดสินใจดีขึ้น

นอกจากเรื่องของสีแล้วยังมีเรื่องของแสงและอุณหภูมิภายในห้องประชุม โดยแสงส่องสว่างควรจะมีทั้งแสงที่ช่วยในการอ่านเอกสารต่างๆ และแสงที่ช่วยให้เห็นบรรยากาศโดยรอบห้องประชุม ส่วนอุณหภูมิจะช่วยในเรื่องของสมาธิในการเข้าประชุม โดยอุณหภูมิที่เหมาะสมกับห้องประชุมคือไม่ต่ำกว่า 22 องศาเซลเซียส และไม่สูงกว่า 25 องศาเซลเซียส

หลักของสมาร์ทออฟฟิศสำหรับการรีโนเวทออฟฟิศคือการลงทุนกับพื้นที่ให้เกิดความคุ้มค่ามากที่สุด ห้องประชุมอัจฉริยะจึงเป็นห้องที่รวมเอาทุกเทคโนโลยีมาไว้ในห้องเดียว เพื่อตอบโจทย์การทำงานแบบครบวงจร โดยไม่สิ้นเปลืองพื้นที่ภายในองค์กร อีกทั้งยังมอบความรู้สึกที่ดีให้แก่พนักงาน เพราะห้องประชุมอัจฉริยะจะช่วยขจัดความเชื่อของวัฒนธรรมองค์กรแบบเดิมที่แบ่งแยกระหว่างหัวหน้าและลูกน้องให้หมดไป สร้างความเข้าใจและความสัมพันธ์อันดีให้เกิดขึ้นระหว่างฝ่ายบริหารและฝ่ายปฏิบัติการ ก่อเกิดเป็นไอเดียในการสร้างสรรค์ผลงานใหม่ๆ ให้องค์กรได้พัฒนาต่อไปอย่างมั่นคง

เนื้อหาที่เกี่ยวข้อง