แนวคิดเรื่องการออกแบบออฟฟิศอัจฉริยะได้เกิดขึ้นก่อนสถานการณ์โควิดหลายปี แต่การแพร่ระบาดของโควิด-19 เป็นตัวกระตุ้นสำคัญ ให้เราได้ทราบถึงความจำเป็นของการใช้ออฟฟิศอัจฉริยะกันมากขึ้น อีกทั้งยังช่วยให้เราได้ตระหนักว่าไม่เพียงเฉพาะสำนักงานใหญ่เท่านั้นที่ต้องเตรียมความพร้อมต่อสถานการณ์ฉุกเฉิน แต่ออฟฟิศสาขาย่อย หรือ Satellite Office ก็เช่นเดียวกัน ที่ควรได้รับการรีโนเวทใหม่ ให้มีความทันสมัย คุณทราบหรือไม่ว่า ออฟฟิศสาขาย่อยหากได้รับการพัฒนาแล้วจะมีประโยชน์มากมายที่ช่วยให้ธุรกิจประสบความสำเร็จในด้านต่างๆ ดังข้อมูลที่เราได้เตรียมมาในบทความนี้
ประโยชน์ที่องค์กรจะได้รับ เมื่อออกแบบออฟฟิศอัจฉริยะให้กับ Satellite Office
การรีโนเวทออฟฟิศสาขาย่อยให้มีรูปแบบและใช้เทคโนโลยีที่เหมือนหรือใกล้เคียงกับสำนักงานใหญ่ จะช่วยให้การดำเนินธุรกิจมีความลื่นไหลไปในทิศทางเดียวกัน พนักงานทุกคนจะเข้าใจนโยบายขององค์กรไปในทิศทางเดียวกันตามที่บริษัทกำหนด และนำมาซึ่งความสำเร็จ ประโยชน์ของการเปลี่ยนออฟฟิศสาขาย่อยให้กลายเป็น Smart Workplace มีอยู่หลายข้อด้วยกันดังต่อไปนี้
1. ช่วยรับมือสถานการณ์ฉุกเฉิน
ถึงแม้สถานการณ์โควิดจะคลี่คลายลงแล้ว แต่เหตุการณ์นี้ก็สร้างผลกระทบต่อหลายธุรกิจ ด้วยเหตุผลว่าไม่ทันรับมือ ดังนั้นการเปลี่ยนออฟฟิศสาขาย่อยที่กระจายอยู่ตามพื้นที่ต่างๆ ให้กลายเป็นสมาร์ทออฟฟิศที่มีเทคโนโลยีต่างๆ ช่วยสนับสนุน จะช่วยให้รับมือกับสถานการณ์ฉุกเฉินในอนาคตได้ดี โดยที่ธุรกิจยังดำเนินไปได้อย่างต่อเนื่องแม้ในยามที่สำนักงานใหญ่จะต้องงดให้บริการชั่วคราว
2. ช่วยเพิ่มศักยภาพของพนักงาน
แน่นอนว่าหากออฟฟิศสาขาย่อยได้รับการพัฒนาเป็นระบบสมาร์ทออฟฟิศที่มีประสิทธิภาพทัดเทียมกับสำนักงานใหญ่ จะช่วยให้พนักงานสามารถพัฒนาศักยภาพในการทำงานไปได้มาก อย่างทักษะด้าน Digital Skill ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญมากในยุค Digital Transformation จะช่วยให้พนักงานสามารถปรับตัวเข้าหาเทคโนโลยีใหม่ๆ ทุกรูปแบบ และเรียนรู้ได้รวดเร็วขึ้น ธุรกิจไม่เกิดการสะดุดจากปัญหาพนักงานเข้าไม่ถึงหรือขาดความรู้ด้านเทคโนโลยี อีกทั้งการได้ทำงานภายใต้บรรยากาศที่ได้รับการออกแบบมาเพื่อความเหมาะสมกับพนักงานทุกคน จะช่วยให้พนักงานสาขาย่อยมีความรู้สึกผูกพันกับที่ทำงานและรักงานที่ทำมากขึ้น
3. ช่วยให้คัดเลือกพนักงานที่มีความสามารถได้มากขึ้น
เพราะบุคลากรที่มีความรู้และความสามารถมีอยู่ทุกพื้นที่ การออกแบบออฟฟิศอัจฉริยะให้กับออฟฟิศสาขาย่อย และการขยายสาขาออกไปสู่พื้นที่ต่างๆ จะช่วยให้องค์กรมีโอกาสคัดเลือกพนักงานที่มีความสามารถเข้ามาร่วมงานได้มากขึ้น เพราะมีพนักงานที่มีความสามารถหลายคนต้องการเข้าไปทำงานเป็นส่วนหนึ่งของสำนักงานใหญ่ แต่กลับติดปัญหาด้านการเดินทาง เนื่องจากบ้านและที่ทำงานอยู่ไกลกันเกินไป ความฝันที่จะได้ทำงานภายใต้ออฟฟิศที่มีทั้งความทันสมัย สวยงาม และเต็มไปด้วยเทคโนโลยีจึงหมดไป ออฟฟิศสาขาย่อยที่ได้มาตรฐานเดียวกันกับสำนักงานใหญ่จึงเป็นทางออกให้แก่บุคลากรที่มีความสามารถเหล่านี้ได้เข้ามาสมัครงานในสาขาใกล้บ้าน ซึ่งไม่เพียงเติมฝันให้แก่พนักงานใหม่ แต่ยังช่วยให้องค์กรได้มีโอกาสเลือกพนักงานที่มีความสามารถจากทุกพื้นที่ ที่มีสาขาย่อยตั้งอยู่ด้วย
4. ช่วยเสริมภาพลักษณ์ให้แก่องค์กร
ในสายตาของลูกค้าออฟฟิศสาขาย่อยก็เปรียบเสมือนสำนักงานใหญ่ การรีโนเวทออฟฟิศสาขาย่อยให้มีความเป็น Smart Workplace ที่มีสไตล์ไปในทิศทางเดียวกันกับสำนักงานใหญ่ จะช่วยเสริมภาพลักษณ์ที่ดีให้แก่องค์กร สะท้อนภาวะความเป็นผู้นำของผู้นำองค์กร ที่ให้ความใส่ใจในทุกภาคส่วนของธุรกิจ สร้างความประทับใจให้กับลูกค้าว่าองค์กรนี้มีมาตรฐาน และมีความเป็นมืออาชีพอย่างแท้จริง
เทคโนโลยีใดบ้างที่ควรนำมาออกแบบออฟฟิศอัจฉริยะให้กับ Satellite Office
เทคโนโลยีที่ควรนำมาออกแบบออฟฟิศอัจฉริยะให้การทำงานระหว่างสำนักงานใหญ่กับออฟฟิศสาขาย่อยมีประสิทธิภาพมากขึ้นคือ การเปลี่ยนห้องประชุมของออฟฟิศสาขาย่อย ให้กลายเป็นห้องประชุมอัจฉริยะเช่นเดียวกับสำนักงานใหญ่ ทั้งระบบภาพและเสียงที่มีความคมชัด มีสัญญาณที่มีเสถียรภาพ เพื่อรองรับการประชุมทางไกล และเพื่อใช้เป็นห้องประชุมฉุกเฉินสำหรับผู้บริหารระดับสั่งการ ให้ได้เข้ามาใช้งานในสถานการณ์ที่คาดไม่ถึงจนสำนักงานใหญ่ไม่อาจให้บริการได้
ด้านความทันสมัยของระบบ Automation ต่างๆ ที่ใช้งานผ่านแอปพลิเคชันก็มีความสำคัญเช่นกัน เพราะพนักงานทุกคนควรได้รับการพัฒนา Digital Skill ด้วยการอยู่ร่วมกับเทคโนโลยีและเรียนรู้ไปพร้อมกัน ส่วนรูปแบบการจัดออฟฟิศ ผู้นำองค์กรสามารถเลือกได้ว่าจะให้เป็นรูปแบบเดียวกันกับสำนักงานใหญ่ หรือมีรูปแบบที่แตกต่างออกไป เช่น สำนักงานใหญ่ใช้รูปแบบ ABW เนื่องจากมีพนักงานมากกว่า ส่วนออฟฟิศสาขาย่อยใช้รูปแบบ Hot Desk เป็นต้น
ด้านแหล่งข้อมูลส่วนกลางองค์กรควรเพิ่มขยายระบบ Data Center ให้สามารถรองรับและกระจายข้อมูลได้มากขึ้น พนักงานทุกสาขาสามารถค้นหาข้อมูลได้สะดวกและรวดเร็ว และสิ่งสำคัญสุดท้ายคือออฟฟิศสาขาย่อยจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องติดตั้งระบบ Access Control ที่ได้มาตรฐาน เนื่องจากแต่ละสาขาตั้งอยู่ในพื้นที่ที่มีความแตกต่างกัน การรักษาความปลอดภัยจึงมีความสำคัญเป็นอย่างมาก
การออกแบบออฟฟิศอัจฉริยะให้กับออฟฟิศสาขาย่อย เป็นเรื่องที่สำคัญและมีประโยชน์ต่อองค์กรเป็นอย่างมาก เพราะจะช่วยยกระดับองค์กรให้มีความเป็นมืออาชีพ ด้วยการรู้เท่าทันและเตรียมพร้อมสำหรับสถานการณ์ต่างๆ ในอนาคต อีกทั้งยังช่วยส่งเสริมให้พนักงานมีความรู้ ความสามารถ และรวมเป็นหนึ่งเดียว เพื่อความสำเร็จขององค์กร