การออกแบบสำนักงานเพื่อสร้าง Collaborative Working นับเป็นการวางรากฐานและวัฒนธรรมองค์กรแบบถาวร คือหากเริ่มต้นใช้แล้วจะไม่มีวันเปลี่ยนแปลงเป็นรูปแบบอื่น แม้จะเปลี่ยนพนักงานใหม่มากี่รุ่นก็ตาม Collaborative Working คืออะไร คุณจะได้พบคำตอบในบทความนี้ พร้อมทั้งวิธีการวางรากฐานให้เป็นวิถีปฏิบัติขององค์กร รายละเอียดที่น่าสนใจต่างๆ มีดังต่อไปนี้
รู้จัก Collaborative Working เพื่อเริ่มต้นออกแบบสำนักงานอย่างถูกต้อง
การได้ทราบถึงจุดประสงค์ของการเปลี่ยนแปลงองค์กรที่ชัดเจน จะช่วยให้การออกแบบออฟฟิศอัจฉริยะมีประสิทธิภาพมากขึ้น และยังปรับเปลี่ยนไปตามยุคสมัยได้โดยที่ไม่ต้องวางระบบใหม่ จะมีแค่การต่อยอดให้ระบบพัฒนามากยิ่งขึ้นเท่านั้น ดังนั้นเราจึงต้องมาทำความรู้จักกับ Collaborative Working กันก่อน
เราคุ้นเคยและเติบโตมากับคำว่า “Teamwork” คือการทำงานกันเป็นทีม และความจริงเราก็อยู่กับ Teamwork มาตั้งแต่เริ่มต้นเข้ารับการศึกษา จนต่อเนื่องมาถึงการใช้ชีวิตเป็นทีมในองค์กร หล่อหลอมให้เราทำงานในแผนกของเรากับเพื่อนร่วมทีมของเรา ซึ่งรูปแบบนี้ช่วยให้องค์กรสามารถดำเนินธุรกิจต่อไปได้ “แต่ไม่ถาวรยั่งยืน”
ซึ่งแตกต่างจาก Collaborative Working ที่เน้นความสำคัญของคำว่า Oneness Team คือมีทีมเดียว นั่นคือ “ทีมองค์กร” ไม่มีคำว่า เก่งคนเดียว สำเร็จทีมเดียว หรือโดดเด่นอยู่แผนกเดียว เป็นระบบการทำงานแบบร่วมมือกันเป็นหนึ่งเดียวกับองค์กร โดยมีจุดประสงค์เพื่อพัฒนาองค์กรให้ก้าวไปสู่ความสำเร็จ และพร้อมจะแก้ไขปัญหาไปด้วยกัน
ซึ่ง Collaborative Working นี้นอกจากจะทำให้คนทำงานร่วมกันได้ดีแล้ว ยังสนับสนุนการทำงานและการติดต่อสื่อสารกันแบบ Online ที่เชื่อมต่อกันด้วยแพลตฟอร์มและแอปพลิเคชันต่างๆ ด้วย เพราะเทคโนโลยีเหล่านี้ ช่วยรวมให้พนักงานเป็นหนึ่งเดียวภายใต้ระบบ Data Center ที่ไม่มีการแบ่งแยกทีม และต่อไปนี้จะเป็นวิธีการออกแบบสำนักงานให้เปลี่ยนจาก Teamwork ไปสู่ Collaborative Working
เริ่มออกแบบสำนักงานเพื่อให้พนักงานร่วมใจเป็นหนึ่งเดียว
การออกแบบออฟฟิศอัจฉริยะเพื่อเปลี่ยนการทำงานแบบ Teamwork ให้เป็น Collaborative Working ผู้นำองค์กรจะต้องมีวิสัยทัศน์ในการนำนโยบายมาปรับใช้อย่างชัดเจน ซึ่งไม่ใช่การทำลาย Teamwork แต่เป็นการเปลี่ยนให้พนักงานทำงานเพื่อองค์กรไม่ใช่ทำงานเพื่อทีมหรือเพื่อตัวเอง โดยมีขั้นตอนดังต่อไปนี้
1. รีโนเวทออฟฟิศใหม่
เริ่มต้นด้วยการทลายกำแพงที่แบ่งแยกระหว่างทีม ให้มีความเชื่อมโยงถึงกันมากขึ้น โดยอาจจะนำนวัตกรรม Smart Glass & Film เข้ามาใช้งานแทนผนังหนาทึบ รวมไปถึงการสร้าง Common Area พื้นที่ส่วนกลางสำหรับนั่งทำงานร่วมกัน และลดจำนวนโต๊ะเก้าอี้ประจำตัวที่บ่งบอกถึงความเป็นตัวของฉันลง แล้วเปลี่ยนมาใช้สมาร์ทล็อคเกอร์สำหรับเก็บสัมภาระแทน การปรับเปลี่ยนพื้นที่ด้วยหลักของสมาร์ทออฟฟิศจะช่วยเพิ่มความตื่นเต้นและกระตือรือร้นให้แก่พนักงานมากขึ้น
2. เปิดโอกาสให้ทุกคนได้เป็นทั้งผู้นำและผู้ตาม
ผู้นำองค์กรควรเปิดโอกาสให้พนักงานได้อาสาเข้ามาดูแลโปรเจกต์ ในกรณีที่พนักงานคนนั้นๆ มีศักยภาพมากพอที่จะดูแลงานชิ้นนี้ เขาควรได้รับโอกาสนี้ไป และในบางชิ้นงานพนักงานผู้ดูแลโปรเจกต์ก็ต้องยอมให้เพื่อนพนักงานคนอื่นที่มีความเชี่ยวชาญกว่าเข้ามาดูแลแทน ลักษณะเช่นนี้จะช่วยให้องค์กรมีแนวคิดใหม่ๆ อย่างไม่สิ้นสุด พนักงานมีความอยากร่วมเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรมากขึ้น
3. ติดต่อและใส่ใจพนักงานที่ทำงานนอกออฟฟิศให้มากขึ้น
พนักงานที่ทำงานนอกออฟฟิศคือบุคคลที่มักจะถูกแบ่งแยก ทั้งจากองค์กรและจากทีมมากที่สุด ผู้นำองค์กรควรนำเทคโนโลยีการสื่อสารกับพนักงานนอกออฟฟิศเข้ามาใช้งาน อย่างการประชุมทางไกลเพื่อเชื่อมความสัมพันธ์ระหว่างองค์กรกับพนักงานนอกออฟฟิศ ซึ่งการประชุมอาจจะเป็นการพูดคุยเรื่องทั่วไป หรือนัดพบกันเพื่อสังสรรค์กับองค์กรก็ได้ ไม่จำเป็นต้องเป็นเรื่องงานเท่านั้น
การออกแบบสำนักงานเพื่อสร้างการทำงานแบบ Collaborative Working นี้ เหมาะกับยุคสมัยที่เกิดการ Digital Disruption เช่นทุกวันนี้ จึงไม่ได้หมายความว่าการทำงานแบบ Teamwork นั้นไม่ดี เพียงแต่ไม่เหมาะกับสถานการณ์ที่ต้องการความเป็นหนึ่งเดียวเพื่อความก้าวหน้าขององค์กร มากกว่าการทำงานเพื่อสร้างความสำเร็จภายในแผนกของตัวเอง ซึ่งไม่ใช่องค์กรเท่านั้นที่จะได้รับประโยชน์จากการทำงานรูปแบบนี้ ตัวพนักงานเองก็จะได้เพิ่ม Communication และ Connection กับพนักงานแผนกอื่น หรือสาขาอื่นๆ ด้วย