การปฏิรูปวัฒนธรรมการทำงานแบบ SILO สามารถใช้การออกแบบออฟฟิศอัจฉริยะเข้ามาช่วยได้ และจะได้ผลดียิ่งขึ้นเมื่อองค์กรเข้าใจความหมายของ SILO ว่าส่งผลเสียต่อองค์กรอย่างไร เมื่อการออกแบบออฟฟิศมารวมกับการเปลี่ยนรูปแบบการทำงานใหม่จะช่วยขจัดสภาวะ SILO ได้อย่างถาวร ดังนั้นในบทความนี้เราจะมาร่วมสำรวจว่า องค์กรของคุณเกิดการทำงานลักษณะนี้แล้วหรือไม่ และควรจะแก้ไขอย่างไร ดังนี้
SILO คืออะไร และมีวิธีการสังเกตอย่างไร ต้องรู้ก่อนออกแบบออฟฟิศอัจฉริยะ
เพื่อนำไปสู่การรีโนเวทออฟฟิศที่มีประสิทธิภาพ เราควรทำความเข้าใจก่อนว่า SILO คืออะไร สภาวะ SILO มักจะเกิดขึ้นในช่วงที่องค์กรกำลังประสบความสำเร็จอย่างต่อเนื่อง ทำให้พนักงานเกิดความตื่นเต้นและมีความหวงแหนทีมหรือแผนกของตัวเองมากขึ้นจนไม่ยอมรับเพื่อนทีมอื่นหรือแผนกอื่น เรียกว่าสภาวะ SILO ที่เกิดขึ้นเองตามธรรมชาติโดยที่พนักงานไม่ได้ตั้งใจให้เกิดขึ้น
โดยผลเสียของการเกิดสภาวะ SILO ภายในออฟฟิศจะนำไปสู่การหยุดชะงักของการเจริญเติบโตทางธุรกิจ สภาวะนี้จึงมีความหมายในแง่ลบที่ผู้นำองค์กรไม่ควรปล่อยให้เกิดขึ้น ควรรีบสำรวจพนักงานภายใต้การดูแลว่ามีการทำงานแบบ SILO หรือไม่ และเริ่มออกแบบออฟฟิศอัจฉริยะเพื่อการแก้ไขปัญหาที่ต้นเหตุและวางรากฐานใหม่อย่างถาวร ด้วยวิธีการสังเกตลักษณะได้ง่ายๆ ว่าพนักงานของคุณมีสภาวะการทำงานแบบ SILO แล้วหรือยัง ดังต่อไปนี้
1. ตัดขาดจากทีมหรือแผนกอื่นๆ
ความสำเร็จอย่างต่อเนื่องจะทำให้พนักงานเกิดความรู้สึกรักทีมหรือแผนกของตัวเอง จนตัดขาดจากทีมหรือแผนกอื่นๆ พนักงานจะมีพฤติกรรมติดอยู่กับเพื่อนในแผนกเดียวกัน หรือทำกิจกรรมอื่นๆ เฉพาะกับคนในแผนกเท่านั้น
2. ไม่รับข้อมูลข่าวสารจากแผนกอื่น
พนักงานจะไม่เปิดใจเพื่อรับรู้ข้อมูลข่าวสารจากแผนกอื่น โดยมีความยึดถือว่าข้อมูลจากแผนกของตัวเองเท่านั้นที่น่าเชื่อถือมากที่สุด
3. ไม่ให้ความร่วมมือกับแผนกอื่น
พนักงานจะมีพฤติกรรมทำงานร่วมกับแผนกอื่นยาก ส่งผลให้งานที่ต้องทำร่วมกันไม่มีประสิทธิภาพเท่าที่ควร หรือมีความล่าช้าไม่ทันกำหนด
4. ตัดขาดจากองค์กร
เมื่อถึงที่สุดแล้วพนักงานจะตัดขาดจากองค์กร คือมีความรู้สึกว่าอยากทำงานกับเพื่อนร่วมแผนกของตัวเองเท่านั้น นำไปสู่การลาออกหรือการย้ายงานแบบยกทีม ซึ่งผลเสียต่อองค์กรเป็นอย่างมาก
แก้ไขปัญหา SILO ด้วยวิธีปรับรูปแบบการทำงานและการออกแบบออฟฟิศอัจฉริยะ
เมื่อผู้นำองค์กรมีความมั่นใจว่าต้องการรีโนเวทออฟฟิศ เพราะพนักงานภายใต้การดูแลมีปัญหาการทำงานแบบ SILO ดังนั้นการจะละลายพฤติกรรมของพนักงานได้ต้องนำพนักงานออกมาจากห้องหรือพื้นที่ของตัวเองให้ได้ก่อน ด้วยการออกแบบออฟฟิศอัจฉริยะดังต่อไปนี้
1. ลดพื้นที่ส่วนตัว สร้างสรรค์พื้นที่ส่วนรวม
หมายถึงลดความเป็นห้องส่วนตัวของพนักงานลง เช่น การเปลี่ยนผนังทึบเป็นผนังกระจกอัจฉริยะ ที่พนักงานสามารถมองเห็นพนักงานแผนกอื่นๆ ได้ หรือการจัดให้พนักงานแต่ละแผนกได้นั่งทำงานในพื้นที่ใกล้กัน เพื่อสร้างการสื่อสารและแลกเปลี่ยนความคิด โดยวิธีการนี้จะช่วยให้พนักงานที่มีสภาวะ SILO ค่อยๆ เปลี่ยนพฤติกรรม และเริ่มเชื่อมต่อความสัมพันธ์กับเพื่อนพนักงานจากแผนกอื่นมากขึ้น
2. เพิ่มขนาดของห้องประชุม
เมื่อลดพื้นที่ห้องทำงานส่วนตัวแล้ว ควรเพิ่มขนาดของห้องประชุมให้ใหญ่ขึ้น พร้อมใช้เทคโนโลยีอันทันสมัยร่วมกับระบบการจองและตอบรับการเข้าประชุม เพื่อรองรับการประชุมที่มีพนักงานจากหลายแผนกเข้าประชุมร่วมกัน สร้างบรรยากาศห้องประชุมด้วยโทนสีที่เป็นมิตร และหมั่นใช้งานห้องประชุมให้บ่อย ทั้งเพื่อการระดมสมองและการนำเสนอไอเดีย โดยพนักงานสามารถนั่งตำแหน่งใดของห้องประชุมก็ได้ ไม่มีที่ประจำของแต่ละแผนก และระหว่างการประชุมต้องเปิดโอกาสให้เกิดการพูดคุย ไถ่ถาม หรือให้คำแนะนำซึ่งกันและกันได้
3. ลดการแบ่งฝ่ายภายในบริษัท
การเพิ่มกิจกรรมสันทนาการภายในบริษัทระหว่างพนักงานแต่ละแผนกด้วยการคละฝ่ายให้เกิดการร่วมมือ ร่วมใจ เพื่อให้กิจกรรมสำเร็จ อาจเป็นอีกหนึ่งแนวทางในการสร้างความสัมพันธ์อันดีระหว่างบุคคลในบริษัทและลดการแบ่งฝ่ายได้ เพิ่มพื้นที่การนำเสนอภาพและคลิปวิดีโอที่มีความรู้สึกสนุก สามัคคีร่วมกัน ช่วยให้บรรยากาศในการทำงานกลับมารักใคร่ กลมเกลียวต่อกันดียิ่งขึ้น
4. เปลี่ยนระบบข้อมูลข่าวสารใหม่
พนักงานที่ทำงานแบบ SILO จะปฏิเสธการรับรู้ข้อมูลข่าวสารจากแผนกอื่นๆ ผู้นำองค์กรควรเปลี่ยนระบบข้อมูลข่าวสารขององค์กรใหม่ ให้กลายเป็น Data Canter ที่มีขนาดใหญ่ รวบรวมข้อมูลของทุกแผนกเอาไว้ที่เดียว เพื่อการเข้าถึงข้อมูลแบบออนไลน์ที่เป็นหนึ่งเดียวผ่านแอปพลิเคชัน ไม่แยกออกเป็นแต่ละแผนก
การออกแบบออฟฟิศอัจฉริยะเพื่อแก้ไขปัญหาการทำงานแบบ SILO เป็นสิ่งที่ผู้นำองค์กรควรเร่งเปลี่ยนแปลงแก้ไข เมื่อสำรวจพบปัญหา เพราะนอกจากจะนำไปสู่ความไม่สามัคคีของพนักงานภายในองค์กรแล้ว ยังส่งผลให้ภาพรวมของธุรกิจมีตัวเลขการเจริญเติบโตที่ลดลง ดังนั้นแค่การออกแบบออฟฟิศเพียงอย่างเดียวอาจไม่พอ ผู้นำองค์กรต้องกำหนดนโยบายการทำงานรูปแบบใหม่เสริมเข้ามาด้วย จึงจะแก้ไขปัญหาได้อย่างชัดเจนและถาวร