การออกแบบออฟฟิศครบวงจรเพื่อสร้างความสุขให้แก่พนักงานประจำออฟฟิศและพนักงานที่ทำงานนอกออฟฟิศมีการออกแบบและบริหารจัดการมาพักใหญ่แล้ว เป็นหนึ่งในรูปแบบการจัดองค์กรระบบ Hot Desk ที่เน้นการใช้พื้นที่แบบส่วนกลาง ลดการใช้โต๊ะทำงานหรือห้องทำงานแบบส่วนตัว เพื่อเป็นประโยชน์ต่อการบริหารค่าใช้จ่ายขององค์กร และเพื่อให้พนักงานได้สานสัมพันธ์แลกเปลี่ยนความรู้ต่างแผนกกัน
นอกจากนี้ Hot Desk ยังสนับสนุนให้พนักงานที่มีความจำเป็นสามารถทำงานที่บ้านได้ เช่น พนักงานฝ่ายขาย หรือพนักงานที่ต้องเดินทางไกลเพื่อมาทำงาน เป็นต้น แต่การจัดการในส่วนนี้ยังต้องอาศัยการปรับความเข้าใจ เนื่องจากปัญหาที่เกิดขึ้นระหว่างพนักงาน Work from Home กับหัวหน้าแผนกประจำออฟฟิศยังคงมีอยู่ในบางองค์กร ซึ่งเราได้รวบรวมข้อมูลทั้งปัญหาและวิธีการแก้ไขมาให้แล้วในบทความนี้
ความเข้าใจผิดระหว่างพนักงานที่แก้ไขได้ด้วยการออกแบบออฟฟิศครบวงจร
การออกแบบออฟฟิศสมัยใหม่ หรือสมาร์ทออฟฟิศ นอกจากจะคำนึงถึงการบริหารจัดการพื้นที่ภายในสำนักงานเพื่อออกแบบให้ตรงกับไลฟ์สไตล์ของพนักงานแต่ละคนแล้ว ยังคำนึงถึงปัญหาของพนักงานภายในองค์กรด้วย โดยปัญหาที่พบได้บ่อยระหว่างพนักงานประจำกับพนักงาน Work from Home ปัญหาแรกคือ หัวหน้าแผนกมักจะคิดว่าพนักงานนอกออฟฟิศจะทำงานได้ไม่เต็มที่ เพราะการทำงานที่อิสระอาจทำให้พนักงานละเลยต่องานที่ได้รับมอบหมาย เหตุที่เป็นเช่นนี้เพราะการไม่ได้ทำงานร่วมกัน ไม่เจอหน้าหรือพบปะกัน
ปัญหาต่อมาคือ ตัวพนักงาน Work from Home เองก็มักจะคิดว่าหัวหน้าแผนกไม่ให้ความใส่ใจตนเองดีพอ จนทำให้ขาดการเข้าถึงแหล่งข้อมูลขององค์กร และในบางครั้งก็ติดต่อหัวหน้าแผนกยาก ส่งผลให้พนักงาน Work from Home มักจะตัดสินใจลาออกจากงานเพราะความเข้าใจที่คลาดเคลื่อนกันนี้
นอกเหนือจากนี้ก็จะพบปัญหาที่เกี่ยวกับความรู้สึกว่าไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของทีม ถูกทิ้งให้ทำงานอย่างโดดเดี่ยว และเกิดความรู้สึกน้อยใจ ซึ่งปัญหาเหล่านี้จะได้รับการแก้ไขหากองค์กรนั้นๆ มีการออกแบบออฟฟิศครบวงจร
ออกแบบออฟฟิศครบวงจรเพื่อสานสัมพันธ์ ปรับความเข้าใจให้พนักงานอยู่ร่วมกันได้
เมื่อได้ทราบถึงปัญหาที่แน่ชัด การออกแบบออฟฟิศครบวงจรเพื่อความสุขในการทำงานของพนักงานจึงเป็นเรื่องที่จัดการได้ด้วยการนำเทคโนโลยีเข้ามาเชื่อมสัมพันธ์ รวมไปถึงการปรับวิธีการคิดใหม่ให้เข้าใจถึงบทบาทของพนักงานแต่ละคนดังนี้
1. สร้างความรู้สึกใกล้ชิดกับพนักงาน Work from Home
หัวหน้าแผนกควรมีการจัดการประชุมโดยให้พนักงาน Work from Home ได้มีส่วนร่วมในการประชุมด้วย เพราะการประชุมทีมผ่านระบบ Video Conference จะสนับสนุนให้พนักงาน Work from Home และพนักงานประจำออฟฟิศได้ใกล้ชิดกันมากขึ้น เข้าใจบทบาทการทำงานซึ่งกันและกัน อีกทั้งหัวหน้าแผนกยังติดตามการทำงานได้โดยที่ไม่มีการเข้าใจผิด และพนักงาน Work from Home ควรเดินทางมาร่วมประชุมหรือร่วมปาร์ตี้กับทีมบ้าง โดยอาจจะกำหนดเดือนละ 1-2 ครั้ง พร้อมลงบันทึกการเข้าออฟฟิศอย่างชัดเจนผ่านระบบแอปพลิเคชันขององค์กรเพื่อให้เพื่อนร่วมทีมได้ทราบด้วย
2. เพิ่มเทคโนโลยีเชื่อมต่อความสัมพันธ์
เพื่อช่วยให้พนักงานนอกออฟฟิศสามารถเข้าถึงแหล่งข้อมูลขององค์กร และสร้างความรู้สึกที่ดีในการทำงาน การออกแบบออฟฟิศสมัยใหม่จึงเสริมเทคโนโลยี Data Center เพื่อให้พนักงานสามารถเข้าถึงแหล่งข้อมูลขององค์กรได้จากทุกที่ พร้อมกับการเสริมระบบ Hot Seat Booking สำหรับการจองพื้นที่ทำงาน จองห้องประชุม และจองสมาร์ทล็อกเกอร์เวลาพนักงานเข้าออฟฟิศ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้พนักงานนอกออฟฟิศยังคงส่วนหนึ่งของทีม และไม่ถูกทอดทิ้งให้โดดเดี่ยว
3. เพิ่มช่องทางการติดต่อ
เพื่อให้พนักงาน Work from Home ได้ติดต่อกับหัวหน้าแผนกได้ง่ายขึ้น องค์กรควรมีช่องทางการติดต่อที่มากกว่าเบอร์โทรศัพท์และอีเมล ควรออกแบบออฟฟิศครบวงจรให้มีระบบแอปพลิเคชันที่ช่วยให้พนักงานในองค์กรสามารถสื่อสารกันได้สะดวก โดยอาจจะกำหนดช่องทางติดต่อให้ชัดเจนว่า หากเป็นเรื่องด่วน เรื่องรอการอนุมัติ เรื่องขอคำปรึกษา หรือเรื่องขอเข้าพบหัวหน้าแผนก ควรติดต่อผ่านช่องทางใด และถ้าหากต้องการพูดคุยกับเพื่อนร่วมงานในเวลาทำงาน สามารถใช้โปรแกรมแชทใดได้บ้าง เป็นต้น
การออกแบบออฟฟิศครบวงจรจะช่วยสานสัมพันธ์ให้กับพนักงานได้เป็นอย่างดี โดยเฉพาะพนักงาน Work form Home ที่ต้องทำงานห่างไกลจากทีมด้วยเหตุผลต่างๆ จะเกิดความรู้สึกว่าได้รับการให้เกียรติและยังเป็นส่วนหนึ่งของทีมอยู่เสมอ และหัวหน้าแผนกเองก็จะรู้สึกว่ายังมีลูกทีมที่ต้องดูแลและใส่ใจทำงานอยู่ภายนอกออฟฟิศ เมื่อระบบช่วยให้เกิดความสามัคคี การพัฒนาการองค์ไปในทิศทางที่ดีจึงเกิดขึ้นตามมา