หากองค์กรแบบเดิมต้องการรีโนเวทออฟฟิศเพื่อก้าวไปสู่องค์กรแบบ Digital Transformation สิ่งแรกที่ควรลงมือทำ ไม่ใช่การระดมใส่เทคโนโลยีเข้าไปในสำนักงาน แต่เป็นการวางแผนเพื่อเตรียม Transformation และขอคำปรึกษาจากบริษัทรับออกแบบออฟฟิศเพื่อหาแนวทางที่เหมาะสมร่วมกัน เพราะถึงแม้ว่าเราจะอยู่ในยุค Digital Transformation แต่คุณเชื่อหรือไม่ว่า ไม่ใช่ทุกองค์กรที่จะเหมาะกับการใช้รูปแบบนี้ และมีหลายองค์กรทีเดียวที่ต้องล้มเหลวจากการ Transformation ดังนั้นเพื่อการเปลี่ยนแปลงที่ยั่งยืน เรามีแนวทางการวางแผนที่จะนำไปสู่ความสำเร็จมาเป็นไกด์ไลน์ให้ทุกองค์กรแล้ว
ขั้นตอนการวางแผนรีโนเวทออฟฟิศแบบ Digital Transformation เพื่อความสำเร็จ
การเปลี่ยนแปลงออฟฟิศแบบแอนะล็อกให้กลายเป็นออฟฟิศแบบดิจิทัลด้วยวิธีการออกแบบออฟฟิศอัจฉริยะ จะต้องคำนึงถึงรูปแบบธุรกิจและพนักงานในออฟฟิศให้มีความพร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลงด้วย มาเริ่ม Transformation ออฟฟิศด้วยขั้นตอนวางแผนที่นำไปสู่ความเร็จได้ง่ายๆ ดังต่อไปนี้
1. เริ่มต้นเปลี่ยนแปลงที่ตัวบุคคล
เพราะเปลี่ยนอะไรก็ไม่ยากเท่ากับเปลี่ยนคน หากผู้นำองค์กรมีความพร้อมสำหรับการรีโนเวทออฟฟิศ พนักงานหรือบุคลากรภายในองค์กรก็ต้องมีความพร้อมด้วย โดยผู้นำองค์กรต้องตระหนักเสมอว่าศักยภาพในการเรียนรู้และความอดทนต่อการเปลี่ยนแปลงของแต่ละคนไม่เท่ากัน หากคุณเลือกนำเทคโนโลยีเข้ามาก่อน แล้วค่อยแจ้งต่อพนักงานภายหลัง สิ่งที่ตามมาคือพนักงานบางกลุ่มจะสามารถปรับตัวได้ทันที แต่พนักงานอีกกลุ่มจะเกิดการต่อต้านและไม่มั่นใจ
ดังนั้นเปลี่ยนกระบวนการใหม่ ด้วยการค่อยๆ ขัดเกลาทักษะของพนักงานไปเรื่อยๆ พร้อมๆ กับการค่อยๆ นำเทคโนโลยีเข้ามา เพื่อให้พนักงานเกิดความคุ้นเคย เช่น เริ่มต้นจากการนำกระจกอัจฉริยะเข้ามาติดตั้งและใช้งานก่อน เพราะเป็นนวัตกรรมที่ใช้งานง่ายเพียงกดสวิตซ์เปิด-ปิด แต่กลับมีประโยชน์มากมาย พร้อมทั้งมีความสวยงาม จากนั้นจึงตามมาด้วย สมาร์ทล็อกเกอร์ เพราะเป็นสิ่งสำคัญที่ใช้สำหรับเก็บสัมภาระและของมีค่า จึงเป็นเรื่องใกล้ตัวที่พนักงานจะต้องอยากเปิดใจเรียนรู้ เป็นต้น
2. ลดความผิดพลาดด้วยการอธิบายเหตุผลให้พนักงานเข้าใจ
การออกแบบออฟฟิศอัจฉริยะด้วยแนวทาง Digital Transformation เรียกได้ว่าเป็นการปฏิรูปกระบวนการทำงานของทั้งองค์กร ดังนั้นผู้นำองค์กรควรชี้แจงถึงจุดประสงค์สำหรับการเปลี่ยนแปลงต่อพนักงานให้ชัดเจนว่า ต้องการเปลี่ยนแปลงเพื่ออะไร และต้องการให้ผลลัพธ์ออกมาเป็นอย่างไร เพื่อให้พนักงานได้เข้าใจไปในทิศทางเดียวกัน และลดความผิดพลาดจากการปฏิบัติงาน
นอกจากนี้การชี้แจงจุดประสงค์ต่อพนักงานยังช่วยให้ผู้นำองค์กรสามารถประเมินได้ว่า องค์กรของคุณถึงเวลาของการ Transformation แล้วหรือไม่ และพนักงานของคุณพร้อมที่จะรับการฝึกฝนทักษะเพิ่มเติมหรือยัง
3. ออกแบบขั้นตอนการใช้เทคโนโลยี
เมื่อทำความเข้าใจกับพนักงานได้ตรงกันแล้ว ก็สามารถเริ่มต้นรีโนเวทออฟฟิศด้วยการวางแผนใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสมได้ โดยเริ่มจากเปลี่ยนทุกอย่างภายในออฟฟิศที่เป็นแอนะล็อกให้เป็นดิจิทัล เช่น เปลี่ยนเอกสารให้เป็นไฟล์ PDF และเปลี่ยนรูปภาพให้เป็นไฟล์ JPEG จากนั้นเริ่มใช้ข้อมูลภายในองค์กรแบบระบบ Data Center ที่กำหนดการเข้าถึงข้อมูลของพนักงานแต่ละส่วน ซึ่งการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้คือการวางรากฐานของการทำงานรูปแบบใหม่ ที่จะกลายเป็นพื้นฐานของการ Transformation ที่ประสบความสำเร็จ
4. เลือกการออกแบบออฟฟิศรูปแบบออฟฟิศอัจฉริยะ
การรีโนเวทออฟฟิศด้วยการเลือกใช้รูปแบบของสมาร์ทออฟฟิศเข้ามาใช้งาน จะช่วยให้กระบวนการ Digital Transformation มีความสมบูรณ์มากยิ่งขึ้น เนื่องจากสมาร์ทออฟฟิศเป็นรูปแบบการจัดการที่ไม่มีกฎตายตัว สามารถยืดหยุ่นและเปลี่ยนแปลงไปตามวัฒนธรรมองค์กรที่มีความหลากหลาย อีกทั้งยังสนับสนุนและรองรับเทคโนโลยีต่างๆ ได้ดี ด้วยหัวใจหลักคือการใช้พื้นที่ในสำนักงานให้เกิดประโยชน์สูงสุด เป็นอีกหนึ่งรากฐานของการวางระบบการทำงานรูปแบบดิจิทัล ที่จะไม่มีวันล้าสมัย
จะเห็นได้ว่าการรีโนเวทออฟฟิศให้กลายเป็นออฟฟิศ Digital Transformation ไม่ใช่เรื่องยากหากมีการวางแผนการณ์ล่วงหน้า ผู้นำองค์กรจะสามารถทราบได้ทันทีว่าองค์กรมีความพร้อมรับการเปลี่ยนแปลงหรือยัง และสิ่งสำคัญคือไม่ใช่ทุกเทคโนโลยีจะเหมาะกับธุรกิจ ผู้นำองค์กรจะต้องศึกษาและเลือกเทคโนโลยีที่จะนำเข้ามาใช้ให้รอบคอบมากที่สุด เพื่อการ Transformation ที่ได้ผลสำเร็จ ลงตัว และครอบคลุม พร้อมที่จะเป็นรากฐานขององค์กรที่ทำงานในรูปแบบใหม่