การรีโนเวทออฟฟิศแบบสมาร์ทออฟฟิศ คือการจัดสำนักงานใหม่แบบมีเงื่อนไขนั่นคือ มุ่งเน้นเพื่อการพัฒนาศักยภาพของพนักงานภายใต้สิ่งแวดล้อมที่มีคุณภาพ เพื่อให้พนักงานภายในองค์กรมีความสุขในทุกพื้นที่ของสำนักงาน โดยสมาร์ทออฟฟิศมีหัวใจหลักอยู่ที่การจัดการพื้นที่ให้มีความโปร่งและเปิดโล่งถึงกัน ผสมผสานกับการนำเอาเทคโนโลยีอันทันสมัยเข้ามาช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงาน เช่น การรวบรวมข้อมูลในรูปแบบดิจิทัลเพื่อลดการใช้กระดาษภายในออฟฟิศ เป็นต้น

นอกจากนี้การออกแบบสำนักงานเจ๋ง ๆ อย่างสมาร์ทออฟฟิศ ยังสามารถดึงศักยภาพที่ซ่อนเร้นอยู่ในตัวของพนักงานออกมาได้ด้วย เรียกว่า Explicit Knowledge การเรียนรู้ที่เกิดขึ้นจากการทำงานที่จะช่วยให้องค์กรพัฒนาได้อย่างไม่หยุดยั้ง ดังนั้นการจัดออฟฟิศเพื่อติดอาวุธทางปัญญาให้แก่พนักงานสามารถเริ่มต้นได้ง่าย ๆ ดังนี้

รีโนเวทออฟฟิศเพื่อกระตุ้น Explicit Knowledge อาวุธทางปัญญา

มนุษย์ทุกคนตั้งแต่เกิดมาจะมีความสามารถพิเศษติดตัวอย่างน้อย 1 อย่าง เรียกว่า Tactic Knowledge และเมื่อเราเริ่มกระบวนการเรียนรู้อย่างการศึกษาและการเริ่มต้นทำงาน เราจะมีความสามารถพิเศษเพิ่มขึ้นมาอีกอย่างน้อย 1 อย่างเรียกว่า Explicit Knowledge ซึ่งความสามารถนี้จะเกิดขึ้นต่อเมื่อเราได้รับการกระตุ้นอย่างถูกต้อง นั่นคือการได้สื่อสารและแลกเปลี่ยนความรู้ซึ่งกันและกัน โดยการออกแบบออฟฟิศเจ๋ง ๆ เพื่อกระตุ้นการเรียนรู้มีดังต่อไปนี้

1. เข้าใจหัวใจของสมาร์ทออฟฟิศ

หลักการรีโนเวทออฟฟิศแบบอัจฉริยะ หรือสมาร์ทออฟฟิศ มีขั้นตอนที่ไม่ซับซ้อนและไม่ยุ่งยากเกินกว่าจะทำความเข้าใจ กล่าวได้ง่าย ๆ คือ องค์กรควรมีห้องทำงานที่เปิดโล่งเพื่อให้พนักงานได้มองเห็นบรรยากาศการทำงานได้อย่างสบายตา ควรจัดโต๊ะทำงานแบบรวมกันเป็นกลุ่ม เพื่อให้พนักงานได้รู้จักการทำงานเป็นทีม ส่วนการจัดเก็บเอกสารต่าง ๆ ควรใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยทำให้กองเอกสารเปลี่ยนเป็นข้อมูลแบบดิจิทัล เพื่อลดการใช้กระดาษ เพิ่มพื้นที่ในการทำงาน และบรรยากาศในการทำงานควรมีมุมสำหรับจัดวางต้นไม้ ดอกไม้ หรือใช้การออกแบบที่เน้นวัสดุจากธรรมชาติ จะช่วยให้พนักงานมีความรู้สึกกระปรี้กระเปร่า

สุดท้ายคือการเพิ่มพื้นที่ในโต๊ะทำงานด้วยการเลือกใช้ตู้ล็อกเกอร์อัจฉริยะสำหรับเก็บสิ่งของมีค่าของพนักงาน ทำให้พนักงานสามารถทำงานได้อย่างคล่องตัว ไม่ต้องกังวลเรื่องสิ่งของมีค่าสูญหาย

2. เริ่มแบ่งโซนนิ่ง

การแบ่งโซนนิ่งคือการตอบโจทย์คำว่า Put the right man on the right job ได้เป็นอย่างดี เพราะการนำพื้นที่ใช้สอยภายในสำนักงานที่ใช้งานน้อยมาเปิดเชื่อมต่อถึงกัน จะช่วยให้พนักงานสามารถเลือกพื้นที่ทำงานที่เหมาะสมกับงานของตัวเองได้ โดยที่ไม่ต้องจดจ่อและจับเจ่าอยู่บนโต๊ะทำงานเดิม ๆ โดยการรีโนเวทออฟฟิศแบบแบ่งโซนนิ่งอาจจะแบ่งเป็นโซนง่าย ๆ แต่ใช้งานได้จริงดังนี้

  • โซนไอเดียและความคิดสร้างสรรค์ พื้นที่สำหรับใช้ผลิตไอเดียต่าง ๆ ที่อาจจะประดับด้วยต้นไม้ในมุมที่เห็นวิวภายนอกและมีเพดานที่เปิดโล่งโดยเป็นพื้นที่ริมหน้าต่าง
  • โซนสำหรับความเงียบสงบ พื้นที่สำหรับการทำงานที่ใช้สมาธิ อาจจะมีโต๊ะทำงานด้วยดีไซน์แบบ Focus pod ภายใต้บรรยากาศเงียบสงบ บนเก้าอี้ทำงานที่นั่งสบายได้ตลอดทั้งวัน
  • โซนสำหรับการพบปะเพื่อนฝูง พื้นที่เปิดโล่งที่จัดวางเคาน์เตอร์เครื่องดื่ม ชั้นวางหนังสือ และชุดที่นั่งทั้งแบบกลุ่ม สำหรับการพบปะเพื่อนต่างแผนกมาใช้นั่งทำงานร่วมกัน แลกเปลี่ยนความรู้ซึ่งกันและกัน และละลายพฤติกรรมที่จะก่อให้เกิดความขัดแย้ง
3. ใช้เทคโนโลยีเพื่อติดอาวุธทางปัญญา

การรีโนเวทออฟฟิศเพื่อกระตุ้น Explicit Knowledge ของพนักงานควรมีการนำเทคโนโลยีอย่าง Data Access Control เข้ามาใช้งานด้วย เพื่อให้พนักงานทุกคนได้เข้าถึงแหล่งรวมความรู้แบบดิจิทัลขององค์กร หรือ Data Information ไม่เฉพาะพนักงานที่ทำงานประจำออฟฟิศเท่านั้น แต่พนักงานที่ทำงานนอกออฟฟิศอย่างพนักงานขาย หรือพนักงานที่เลือก Work From Home ก็จะสามารถเข้าถึงคลังข้อมูลนี้ได้

โดยการการใช้ Data Access Control จะช่วยให้องค์กรสามารถกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลของพนักงานแต่ละแผนกได้ เป็นการกำหนดบทบาทของพนักงาน และรักษาความปลอดภัยของข้อมูลสำคัญในเวลาเดียวกัน เมื่อพนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลความรู้ได้ จะช่วยให้เกิดไอเดียในการทำงานอย่างไม่จำกัด และพนักงานไม่รู้สึกว่าถูกทิ้งให้ทำงานคนเดียว

จะเห็นได้ว่าการรีโนเวทออฟฟิศแบบสมาร์ทออฟฟิศนั้น มีความสำคัญต่อองค์กรยุคใหม่ที่จะต้องมีคนรุ่นใหม่เข้ามาทำงาน ซึ่งนอกจากการให้ค่าตอบแทนและเงินพิเศษต่าง ๆ แล้ว การมีออฟฟิศที่ได้มาตรฐาน ผ่านการออกแบบอย่างเข้าใจพนักงานทุกคน จะสามารถตอบได้ทุกโจทย์ความต้องการของทั้งพนักงานใหม่และพนักงานเก่า อีกทั้งยังช่วยให้พนักงานเกิดการเรียนรู้และสร้างสรรค์สิ่งใหม่ ๆ เพื่อองค์กรได้อย่างไม่หยุดยั้ง

เนื้อหาที่เกี่ยวข้อง