ยุค Digital Transformation คือยุคที่องค์กรควรเร่งออกแบบออฟฟิศอัจฉริยะมากที่สุด เหตุผลเพราะยุคนี้คือยุคที่เทคโนโลยีมีความฉลาด สามารถทำให้อุปกรณ์ต่างๆ สื่อสารและทำงานด้วยตัวเองได้อย่างอัตโนมัติ เรียกได้ว่าเป็นยุคที่อุปกรณ์พัฒนาอย่างรวดเร็ว ซึ่งแตกต่างจากยุคก่อนๆ ที่อุปกรณ์จะเป็นเพียงเครื่องมือที่ช่วยในการประมวลผล ช่วยอำนวยความสะดวก เป็นแขนขาให้กับมนุษย์ ดังนั้นจึงคาดการณ์ได้ไม่ยากว่าในอนาคตอุปกรณ์แบบ Automation เหล่านี้จะมีการพัฒนาอย่างก้าวกระโดด จึงเป็นประเด็นเร่งด่วนที่องค์กรต่างๆ ต้องเร่งปรับเปลี่ยนรูปแบบเพื่อรองรับนวัตกรรม
การกำหนดแนวทางออกแบบออฟฟิศอัจฉริยะในยุคดิจิทัล
แนวทางสำหรับการออกแบบสำนักงานครบวงจร ไม่ใช่เพียงเพื่อรับมือกับโลกยุคใหม่ที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็วเท่านั้น แต่ยังเป็นการสร้างความผูกพันให้กับพนักงาน เพื่อให้ได้ผลงานที่มีประสิทธิภาพ ด้วยวัฒนธรรมองค์กรแบบใหม่ที่เน้นความสุขในการทำงาน เมื่อความสุขมาพร้อมกับความทันสมัย ธุรกิจจึงประสบความสำเร็จได้อย่างยั่งยืน โดยแนวทางสำหรับออฟฟิศยุคดิจิทัลมีดังต่อไปนี้
1. ด้านเทคโนโลยี
เทคโนโลยีที่ควรใช้ในออฟฟิศยุคดิจิทัล ควรจะเป็นเทคโนโลยีที่สามารถพัฒนาต่อยอดในอนาคตได้ง่าย โดยที่ไม่ต้องทิ้งของเก่าเพื่อใช้ของใหม่ อย่างการใช้ระบบ Intelligent Control ที่พนักงานสามารถควบคุมอุปกรณ์ Automation ภายในออฟฟิศผ่านแอปพลิเคชันบนแท็ปเล็ท อีกทั้งยังสามารถพัฒนาเชื่อมต่อไปสู่อุปกรณ์ใหม่ๆ ในอนาคตได้ง่าย หรือการนำนวัตกรรมกระจกอัจฉริยะ Smart Glass & Film มาใช้งาน ที่ช่วยให้การออกแบบออฟฟิศอัจฉริยะดูน่าตื่นเต้นด้วยคุณสมบัติมากมาย รวมไปถึงสร้างความสวยงามให้แก่สำนักงาน และสร้างความประทับใจให้แก่ผู้มาติดต่อ
นอกจากนี้ยังมีระบบอัจฉริยะที่ช่วยเพิ่มความสะดวก เช่น ระบบจองโต๊ะทำงานส่วนกลาง ระบบจองห้องประชุม และระบบสมาร์ทล็อกเกอร์ ที่พนักงานสามารถใช้งานได้ง่ายผ่านแอปพลิเคชัน ลดขั้นตอนการใช้กระดาษ ลดความสับสนในการสื่อสาร และลดความขัดแย้งภายในสำนักงาน
2. ด้านรูปแบบการจัดออฟฟิศ
แนวทางการออกแบบสำนักงานครบวงจรสำหรับยุคดิจิทัล มีอยู่หลายรูปแบบด้วยกัน โดยผู้นำองค์กรสามารถปรึกษากับบริษัทรับออกแบบออฟฟิศชั้นนำเพื่อให้เลือกรูปแบบที่เหมาะสมกับองค์กรได้ โดยอาจะเริ่มจากรูปแบบพื้นฐานก่อนดังนี้
- Activity-based Workspace (ABW) คือรูปแบบการแบ่งพื้นที่ทำงานให้เหมาะกับไลฟ์สไตล์ของพนักงานเป็นหลัก เช่น องค์กรที่มีพนักงานต้องออกไปสำรวจตลาด หรือต้องพบลูกค้าบ่อยๆ จะใช้พื้นที่ส่วนใหญ่จัดทำโชว์รูมสินค้ามากกว่าทำเป็นห้องทำงาน หรือองค์กรที่รับทำบัญชี จะใช้ชุดโต๊ะเก้าอี้เพื่อสุขภาพของพนักงาน และจะมีพื้นที่ส่วนกลางสำหรับการพักผ่อน รวมไปถึงพื้นที่สีเขียวสำหรับการพักสายตา เป็นต้น
- Collaborative Working รูปแบบการออกแบบออฟฟิศอัจฉริยะ ที่เน้นการทำงานเป็นทีมใหญ่ ไม่เน้นห้องทำงานส่วนตัว หรือห้องทำงานประจำแผนก สร้างความสามัคคีและการมีส่วนร่วมของพนักงาน เป็นรูปแบบที่เหมาะกับองค์กรที่ทำสายงานเกี่ยวกับการระดมสมอง การวิเคราะห์ และงานการตลาด
- Hot Desk การทำงานที่ไม่มีโต๊ะประจำตัว มีเพียงโต๊ะทำงานส่วนกลาง ที่พนักงานทุกคนสามารถสลับสับเปลี่ยนได้ ช่วยลดพื้นที่ว่างเปล่าเมื่อเกิดกรณีพนักงานต้องลางาน และช่วยให้พนักงานสามารถแลกเปลี่ยนความรู้กันได้ง่าย เชื่อมความผูกพันระหว่างแผนก ส่งเสริมความคิดสร้างสรรค์
- Traditional Working รูปแบบการจัดออฟฟิศแบบดั้งเดิม ที่พนักงานทุกคนมีโต๊ะทำงานประจำของตัวเอง เหมาะสำหรับองค์กรที่พนักงานต้องใช้สมาธิในการทำงานสูง มีขั้นตอนในการทำงานเยอะ และจำเป็นต้องทำต่อเนื่องระยะยาวโดยไม่สามารถเคลื่อนย้ายไปที่อื่นได้
3. ด้านการสร้างความสุขภายในสำนักงาน
หากองค์กรเพียบพร้อมไปด้วยระบบและระเบียบ แต่ขาดซึ่งความสุข ก็สามารถนำไปสู่การลาออกของพนักงานได้ โดยวิธีการสร้างความสุขนั้นไม่ยากเลย เพียงผู้นำองค์กรเพิ่มความใส่ใจในสุขภาพของพนักงาน ด้วยการมอบสิทธิ์การรักษาพยาบาลอื่นๆ เพิ่มเติมจากประกันสังคมให้แก่พนักงาน พร้อมทั้งเสริมพื้นที่แห่งการพักผ่อน เช่น ห้องออกกำลังกาย, ห้องครัว, มุมเครื่องดื่มพร้อมขนมขบเคี้ยว และห้องเล่นเกม เป็นต้น
และสุดท้ายอย่าลืมเพิ่มนโยบายความยืดหยุ่นในการทำงาน เพื่อให้สอดคล้องกับการทำงานยุคใหม่ ที่พนักงานสามารถทำงานได้จากทุกที่ทุกเวลา โดยที่ไม่มีกรอบของเวลาเข้างานมากำหนดในบางตำแหน่ง เพียงเท่านี้ก็สร้างความสุขในการทำงานและลดความเหนื่อยล้าให้แก่พนักงานได้แล้ว
เมื่อการออกแบบออฟฟิศอัจฉริยะประกอบไปด้วยเทคโนโลยีอันทันสมัย รูปแบบออฟฟิศที่มีความเหมาะสม และนโยบายการสร้างความสุขให้แก่พนักงาน ผลที่องค์กรจะได้รับคือ ออฟฟิศยุคดิจิทัลที่พร้อมจะก้าวไปข้างหน้าเพื่อรับนวัตกรรมใหม่ๆ ในอนาคตได้อย่างมั่นคง อีกทั้งยังเป็นศูนย์รวมพนักงานที่มีความสามารถ พร้อมเรียนรู้สิ่งต่างๆ ได้อย่างไร้ขีดจำกัด