การออกแบบออฟฟิศอัจฉริยะสำหรับธุรกิจ Startup ที่ตั้งใจจะเริ่มต้นกิจการหลังจากสถานการณ์โควิดเริ่มคลี่คลาย จะช่วยลดปัญหาอัตราค่าเช่าพื้นที่สำนักงานที่มีราคาสูงในขณะที่สภาพเศรษฐกิจกำลังย่ำแย่ เพราะระบบของสมาร์ทออฟฟิศจะช่วยบริหารพื้นที่ให้เหมาะสมกับจำนวนพนักงาน อีกทั้งการนำระบบ Hot Desk มาใช้จะช่วยลดภาระค่าใช้จ่ายในการรีโนเวทออฟฟิศ ครั้งนี้เราจึงขอแนะนำธุรกิจ Startup ให้รู้จักกับระบบ Hot Desk ดังรายละเอียดต่อไปนี้
เริ่มต้นออกแบบออฟฟิศอัจฉริยะแบบต้นทุนไม่สูงด้วยระบบ Hot Desk
Hot Desk คือระบบการจัดการพื้นที่สำนักงาน เป็นหนึ่งในวิธีการออกแบบออฟฟิศอัจฉริยะหรือสมาร์ทออฟฟิศ ที่ไม่ได้หมายความถึงการลงทุนเพื่อเทคโนโลยีอันล้ำสมัยเพียงอย่างเดียว แต่สมาร์ทออฟฟิศคือการออกแบบและจัดการระบบเพื่อให้เหมาะสมกับรูปแบบของธุรกิจ ซึ่งแต่ละธุรกิจก็มีรูปแบบที่แตกต่างกัน สมาร์ทออฟฟิศจะช่วยวิเคราะห์และคัดเลือกระบบการบริหารจัดการที่เหมาะสม เพื่อให้ได้ออฟฟิศที่ตอบโจทย์และคุ้มค่ามากที่สุด
เพราะใครๆ ก็อยากออกแบบสำนักงานเจ๋งๆ ระบบ Hot Desk จะช่วยให้พื้นที่สำนักงานที่มีขนาดเล็กไม่เป็นปัญหาอีกต่อไป ด้วยการเปลี่ยนแนวทางของวัฒนธรรมในองค์กรใหม่ ด้วยการปฏิบัติการดังนี้
1. ยกเลิกโต๊ะทำงานประจำ
การยกเลิกโต๊ะทำงานประจำของพนักงานแต่ละคนและเปลี่ยนมาเป็นโต๊ะทำงานส่วนกลางที่พนักงานทุกคนสามารถนั่งทำงานที่โต๊ะใดก็ได้ จะช่วยในการใช้พื้นที่ในสำนักงานเพื่อจุดประสงค์อื่น เพิ่มความยืดหยุ่นให้สามารถประยุกต์ใช้พื้นที่ได้อย่างเต็มศักยภาพ อีกทั้งยังเพิ่มความคล่องตัวในการทำงาน และเปลี่ยนสภาพแวดล้อมของพนักงานที่ต้องเจอกับบรรยากาศเดิมๆ หรือเพื่อนร่วมงานเดิมๆ ให้ได้พบปะนั่งทำงานกับพนักงานต่างแผนกเพื่อสานสัมพันธ์อันดีและแลกเปลี่ยนความรู้ซึ่งกันและกัน หากเสริมระบบการจอง Hot desk จะสามารถช่วยบริหารจัดการที่นั่งให้เพียงพอต่อการใช้งานต่อวัน ทำให้ไม่ต้องมีโต๊ะมากเกินความจำเป็น
2. สนับสนุนให้พนักงานใช้โน้ตบุ๊กส่วนตัว
Bring your own device (BYOD) คือการสนับสนุนให้พนักงานใช้โน้ตบุ๊กส่วนตัวในการทำงาน เป็นหนึ่งในวิธีออกแบบออฟฟิศอัจฉริยะที่ได้รับความนิยมอย่างสูงในปัจจุบัน เพราะสามารถช่วยลดจำนวนโต๊ะสำหรับจัดตั้งอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ อีกทั้งยังเพิ่มความคล่องตัวให้พนักงานสามารถติดต่อประสานงานได้จากทุกที่
3. พิจารณาให้พนักงานบางตำแหน่งทำงานจากที่บ้านได้
องค์กรควรเริ่มพิจารณาให้พนักงานที่มีความจำเป็น เช่น บ้านอยู่ไกลที่ทำงาน หรือพนักงานที่ต้องออกไปติดต่องานนอกสถานที่บ่อยๆ ให้พวกเขาสามารถทำงานจากที่บ้านได้ โดยองค์กรอาจจะนำเทคโนโลยี เข้ามาเชื่อมต่อระหว่างออฟฟิศกับพนักงานที่ทำงานที่บ้าน ให้สามารถประชุมทางไกลหรือส่งงานจากที่ใดก็ได้ เพราะการออกแบบออฟฟิศเจ๋งๆ ไม่ใช่การจัดการให้พนักงานต้องมาอยู่ในสำนักงานทุกวัน แต่ควรเป็นการอำนวยความสะดวกให้พนักงานทำงานได้จากทุกสถานที่
4. นำสมาร์ทล็อคเกอร์มาใช้งาน
เมื่อตั้งใจจะลดจำนวนโต๊ะทำงานประจำลงแล้ว องค์กรควรอำนวยความสะดวกด้านความปลอดภัยของทรัพย์สินของพนักงานด้วยการนำสมาร์ทล็อคเกอร์เข้ามาติดตั้งเพื่อให้พนักงานได้เก็บสัมภาระส่วนตัว และควบคุมล็อคเกอร์ของตัวเองผ่านระบบแอปพลิเคชัน จะทำให้หมดปัญหาทรัพย์สินสูญหาย ถูกรื้อ หรือถูกขโมย
ประโยชน์จากการออกแบบออฟฟิศอัจฉริยะด้วยระบบ Hot Desk ที่องค์กรจะได้รับ
การออกแบบออฟฟิศอัจฉริยะด้วยระบบ Hot Desk ช่วยให้องค์กรประหยัดค่าใช้จ่ายในการลงทุนสำหรับจัดซื้อโต๊ะเก้าอี้เพื่อพนักงานแต่ละคน รวมไปถึงเฟอร์นิเจอร์อื่นๆ เช่น โซฟาสำหรับแต่ละแผนก อีกทั้งยังไม่ทำให้เกิดพื้นที่สูญเปล่าเพราะเมื่อพนักงานต้องลางานพนักงานคนอื่นก็สามารถมานั่งทำงานได้
นอกจากนี้ยังช่วยลดขนาดพื้นที่สำนักงานให้เล็กลง โดยที่ไม่ต้องเสียค่าเช่าพื้นที่ขนาดใหญ่ท่ามกลางสภาวะเศรษฐกิจที่กำลังย่ำแย่ เพราะต่อให้พื้นที่องค์กรมีขนาดเล็กลงแต่ประสิทธิภาพการทำงานกลับเพิ่มสูงขึ้น มีความทันสมัยมากขึ้น หรือแม้แต่ตัวพนักงานเองก็จะมีความรู้สึกอิสระในการทำงานมากขึ้น เพราะสามารถเลือกสภาพแวดล้อมการทำงานที่สร้างความสุขให้แก่ตัวเองได้ ภาพรวมขององค์กรก็จะมีการพัฒนาในรูปแบบที่ยั่งยืน
การออกแบบออฟฟิศอัจฉริยะด้วยระบบ Hot Desk นอกจากจะช่วยให้ธุรกิจ Startup สามารถเริ่มต้นได้อย่างมั่นคงแล้ว ยังช่วยให้ธุรกิจประหยัดค่าใช้จ่ายโดยที่ไม่สร้างความอึดอัดให้แก่พนักงาน ในทางกลับกันพนักงานกลับมีความรู้สึกว่ามีความยืดหยุ่นในการทำงานมากขึ้น ไม่ต้องเจอกับสภาพแวดล้อมเดิมๆ สามารถสร้างพื้นที่แห่งความสุขในการทำงานของตัวเองได้ ปัญหาความเลื่อมล้ำหรือความขัดแย้งกันในองค์กรก็จะหมดไป ตอบโจทย์ออฟฟิศสมัยใหม่แบบมินิมอลสไตล์ ที่ใช้งานได้จริง และมีประสิทธิภาพสูงได้ดี