สมาร์ทออฟฟิศ คือระบบการออกแบบออฟฟิศอัจฉริยะที่ได้ความนิยมเป็นอย่างมากในปัจจุบัน ด้วยการนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยอำนวยความสะดวกภายในพื้นที่ต่างๆ ของสำนักงาน ผสมผสานกับการออกแบบสำนักงานครบวงจรเพื่อให้ได้พื้นที่แห่งความสุขของพนักงานทุกคน วันนี้ Toppan จะนำทุกท่านไปทำความรู้จักกับสมาร์ทออฟฟิศให้มากยิ่งขึ้น ว่าแท้ที่จริงแล้วระบบนี้เป็นอย่างไร และเหมาะกับแต่ละองค์กรอย่างไร
ทำความรู้จักกับสมาร์ทออฟฟิศ พื้นฐานของการออกแบบออฟฟิศอัจฉริยะ
สมาร์ทออฟฟิศ มีคำจำกัดความง่ายๆ คือ การออกแบบออฟฟิศอัจฉริยะด้วยการจัดสรรพื้นที่สำนักงานให้เกิดประโยชน์สูงสุด ด้วยการใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยจัดการเพื่อเพิ่มพื้นที่ใช้สอยภายในออฟฟิศให้มากขึ้น เช่น การเปลี่ยนห้องเก็บเอกสารที่มีขนาดใหญ่เป็นห้องทำงาน ห้องประชุม หรือห้องอเนกประสงค์ โดยนำข้อมูลในเอกสารที่มีอยู่เดิมมาสแกนเป็นไฟล์ และอัปโหลดขึ้นระบบ Cloud* ให้พนักงานทุกคนสามารถค้นหาเอกสารได้ง่ายผ่านระบบออนไลน์ขององค์กร เป็นต้น
นอกเหนือจากการใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยเพิ่มพื้นที่สำนักงานแล้ว ยังมีการรีโนเวทออฟฟิศใหม่ให้รองรับกับไลฟ์สไตล์ของพนักงานทุกคน เช่น องค์กรที่ให้บริการด้านรับทำบัญชี ภายในสำนักงานจึงควรมีพื้นที่สีเขียวและเพิ่มพื้นที่สำหรับการพักผ่อนมากขึ้น เพื่อการพักสายตาและผ่อนคลายอารมณ์ของพนักงานที่ต้องอยู่กับการทำตัวเลขทุกวัน รวมไปถึงเลือกใช้เก้าอี้ทำงานที่รองรับสรีระและแผ่นหลังของพนักงานได้ดี เพื่อป้องกันการเกิดโรคออฟฟิศซินโดรมให้แก่พนักงาน เป็นต้น
*ระบบคลาวด์ (Cloud) คือ หน่วยพื้นที่จัดเก็บข้อมูลดิจิทัลที่คุณสามารถเก็บไฟล์ทั้งหมดไว้บนเซิร์ฟเวอร์ ที่คุณสามารถเข้าถึงข้อมูลของคุณได้จากทุกอุปกรณ์ตราบเท่าที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต
ดังนั้นจึงเห็นได้อย่างชัดเจนว่าสมาร์ทออฟฟิศ คือการออกแบบสำนักงานครบวงจรที่ไม่ได้มีเพียงเทคโนโลยีเท่านั้น แต่รวมไปถึงการสำรวจพื้นที่ การศึกษาไลฟ์สไตล์ของพนักงาน และการวิเคราะห์นโยบายขององค์กร เพื่อนำไปสู่การออกแบบออฟฟิศอัจฉริยะที่เข้าใจความต้องการของพนักงาน และช่วยประหยัดงบประมาณขององค์กร
แล้วต้องออกแบบออฟฟิศอัจฉริยะอย่างไร จึงจะถูกต้องตามหลักของสมาร์ทออฟฟิศ
หลักการออกแบบออฟฟิศอัจฉริยะขั้นพื้นฐานสามารถทำความเข้าใจได้ง่าย เพราะดังที่ได้กล่าวไปว่าสมาร์ทออฟฟิศคือการออกแบบที่ทำมาเพื่อองค์กรนั้นๆ โดยเฉพาะ ดังนั้นทุกออฟฟิศที่ผ่านออกแบบโดยผู้เชี่ยวชาญการออกแบบสมาร์ทออฟฟิศโดยเฉพาะ จะมีเอกลักษณ์ที่ไม่เหมือนกัน แต่อยู่ภายใต้หลักการเดียวกันดังต่อไปนี้
1. ใช้เทคโนโลยีเพื่อลดขั้นตอนการทำงาน และเพิ่มความรวดเร็ว
เทคโนโลยีที่ถูกนำมาใช้ในสมาร์ทออฟฟิศจะถูกออกแบบและเลือกใช้โดยคำนึงถึงความสะดวกสบายของพนักงาน เพื่อช่วยลดขั้นตอนในการทำงาน และเพิ่มความรวดเร็วในการประมวลผล อีกทั้งยังช่วยดูแลความปลอดภัยของพนักงานทุกคน เช่น ระบบ Hot Seat Booking สำหรับจองโต๊ะทำงานส่วนกลาง, ระบบ Smart Locker สำหรับดูแลทรัพย์สินมีค่าของพนักงาน, ระบบ Meeting Room Booking สำหรับจองห้องประชุม, ระบบ Data Center สำหรับจัดเก็บไฟล์เอกสารและข้อมูลต่างๆ และระบบ Access Control สำหรับรักษาความปลอดภัย เป็นต้น
2. แบ่งพื้นที่อย่างครบถ้วนและทั่วถึง
สมาร์ทออฟฟิศไม่จำเป็นต้องเป็นพื้นที่โล่งเสมอไป โดยการแบ่งพื้นที่สำนักงานแบบสมาร์ทออฟฟิศจะแบ่งออกเป็นพื้นที่ต้อนรับและคัดกรองบุคคลผู้มาติดต่อ, พื้นที่สำหรับทำงานร่วมกัน, พื้นที่สีเขียวสำหรับการพักผ่อน, พื้นที่สำหรับการนั่งทำงานแบบใช้สมาธิ, ห้องประชุมอัจฉริยะ, ห้องรับประทานอาหาร และพื้นที่อเนกประสงค์
3. มีบรรยากาศที่เป็นมิตร
บรรยากาศที่เป็นมิตรคือหนึ่งในเหตุผลที่ทำให้สมาร์ทออฟฟิศมีรูปแบบที่โปร่ง สะอาด และเป็นระเบียบ บางองค์กรเลือกใช้กลิ่นหอมเพื่อสร้างบรรยากาศการทำงานที่ผ่อนคลาย ร่วมกับการเลือกใช้สีสันที่สบายตาและสร้างความกระตือรือร้น การทำงานภายใต้บรรยากาศที่มีความผ่อนคลาย จะช่วยให้พนักงานสามารถโฟกัสกับงานได้มากขึ้น ผู้มาติดต่อก็มีความรู้สึกประทับใจตั้งแต่แรกเห็น ซึ่งเป็นหัวใจสำคัญของการออกแบบพื้นที่จำกัดให้เกิดอรรถประโยชน์สูงสุด
4. มีความสวยที่ทันสมัย
ความสวยงามก็เป็นหนึ่งในรูปแบบของสมาร์ทออฟฟิศ เพราะการออกแบบออฟฟิศอัจฉริยะนั้นจะต้องมีความสมบูรณ์พร้อมรอบด้าน เพื่อให้การวางระบบเพียงครั้งเดียวสามารถใช้งานได้ยาวนาน โดยการตกแต่งออฟฟิศมีอยู่หลายรูปแบบ เช่น สไตล์ Loft เน้นความเท่, สไตล์ Modern ความลงตัวที่ไม่ตกยุค, สไตล์ Cozy เรียบง่ายแบบญี่ปุ่น, สไตล์ Minimal เรียบแต่หรู หรือสไตล์ Classic อยู่เหนือกาลเวลา เป็นต้น
การออกแบบสมาร์ทออฟฟิศให้ใช้งานได้จริง ผู้นำองค์กรควรปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านการออกแบบออฟฟิศอัจฉริยะเพื่อหาแนวทางและรูปแบบร่วมกัน เพราะถึงแม้ว่าจะประกอบธุรกิจเหมือนกัน แต่ความต้องการและนโยบายของแต่ละองค์กรย่อมไม่เหมือนกัน ดังนั้นจึงไม่สามารถจัดออฟฟิศตามรูปแบบขององค์กรอื่นได้ การออกแบบที่ผ่านการวิเคราะห์มาอย่างดีจากผู้เชี่ยวชาญของ Toppan จะช่วยตอบโจทย์ความอัจฉริยะของออฟฟิศ และสร้างเอกลักษณ์ให้แก่องค์กรได้อย่างแท้จริง