ความสุขของพนักงาน คือ การได้ทำงานกับเพื่อนร่วมงานที่ดี มีหัวหน้างานที่มีความรู้ความสามารถ และมีความรับผิดชอบ จึงจะส่งผลให้พนักงานสามารถสร้างสรรค์ผลงานออกมาได้อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากการมีความสุขในการทำงานแล้ว ปัจจัยสำคัญที่จะทำให้พนักงานอยากมาทำงานทุกวัน คือการได้ทำงานภายใต้การออกแบบออฟฟิศที่ดี เรียกว่าเป็นหัวใจหลักในการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้มากขึ้นหลายเท่าเลยทีเดียว
ด้วยเหตุนี้ Smart Office จึงเข้ามามีบทบาทในการช่วยสร้างความสำเร็จให้กับองค์กร เพราะออฟฟิศที่ดี ไม่ใช่เพียงแค่พื้นที่วางอุปกรณ์สำนักงานและนำคนไปนั่งเท่านั้น แต่คือพื้นที่แห่งความสำเร็จที่ต้องอาศัยการออกแบบอย่างพิถีพิถัน เพื่อให้พนักงานได้ใช้ประโยชน์จากพื้นที่ได้อย่างเต็มความสามารถ
วิธีการออกแบบออฟฟิศ ที่ช่วยเสริมให้ทำงานได้อย่างเต็มศักยภาพ
1. ใช้เทคโนโลยีเพื่อลดขั้นตอนการจัดเก็บเอกสาร
Smart Office คือการจัดการสภาพแวดล้อมในที่ทำงานแนวใหม่ ด้วยการนำเทคโนโลยีเข้ามาอำนวยความสะดวกให้กับพนักงานในองค์กร เป็นการสร้างโลกแห่งข้อมูลข่าวสารให้หมุนเวียนอยู่ในออฟพิศผ่านเครือข่าย Server ที่พนักงานทุกคนสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ โดยไม่สิ้นเปลืองทรัพยากรอย่างกระดาษในปริมาณมากเหมือนก่อน ด้วยการออกแบบออฟฟิศวิธีนี้ พื้นที่ทำงานในแต่ละแผนกจะมีความโล่งและสบายตามากขึ้น อีกทั้งการทำงานยังมีระเบียบและถูกต้องแม่นยำ รวมไปถึงการนำแอปพลิเคชันมาช่วยให้การทำงานของแผนก HR ให้มีประสิทธิภาพในการทำงานมากขึ้น เช่น การยื่นและอนุมัติการลา หรือการเบิกค่าใช้จ่ายเป็นต้น ช่วยอำนวยความสะดวกและจัดการฐานข้อมูลในเวลาเดียวกันพนักงานก็จะมีความสุขในการทำงาน และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานโดยปริยาย
2. สร้างบรรยากาศที่เป็นมิตรในการทำงาน ลดช่องว่างระหว่างพนักงานและหัวหน้า
โต๊ะทำงานที่ถูกกั้นด้วย Partition ล้วนสร้างโลกส่วนตัวขึ้นมา ทั้งการจัดวางของใช้ส่วนตัว ของประดับ หรือแม้แต่ของขลัง ส่วนห้องทำงานของระดับหัวหน้า ก็จะถูกแยกออกไปอยู่ในห้องที่ปิดทึบ สร้างความรู้สึกยากต่อการพูดคุยขอคำปรึกษา แต่การออกแบบออฟฟิศ แบบ Smart Office จะจัดการเอาสิ่งเหล่านี้ออกไป โต๊ะทำงานจะหันหน้าเข้าหากันเป็นกลุ่ม เพื่อการแลกเปลี่ยนไอเดียและความคิดเห็น ส่วนของใช้ส่วนตัวจะเก็บไว้ในล็อกเกอร์ เพื่อให้บนโต๊ะทำงานมีเพียงคอมพิวเตอร์ ปากกา และโทรศัพท์มือถือ เพื่อให้สะดวกต่อการสื่อสารและแลกเปลี่ยนความเห็นระหว่างกัน ส่วนห้องทำงานระดับหัวหน้าจะใช้เป็นห้องกระจก เพื่อเปิดให้เห็นการทำงานของพนักงาน และทำให้พนักงานมีความรู้สึกเข้าถึงหัวหน้าได้ง่ายยิ่งขึ้น
3. มีพื้นที่แสดงความสำเร็จหรือความภาคภูมิใจของบริษัท
การได้เห็นตัวอย่างความสำเร็จและการเติบโตขององค์กรและพนักงาน สามารถมอบแรงขับเคลื่อน ผลักดันให้พนักงานคนอื่น ๆ ในองค์กรรู้สึกภาคภูมิใจ เห็นคุณค่าในงานและหน้าที่ของตนเอง รวมไปถึงรู้สึกได้รับความชื่นชมจากองค์กรและเพื่อนร่วมงาน เช่น การมี Wall of Fame แสดงผลงาน รางวัลของบริษัท หรือการแสดงความยินดีแก่พนักงาน และสามารถสะท้อนให้เห็นว่าองค์กรให้ความสำคัญกับการพัฒนาและการเติบโตอย่างไม่หยุดยั้ง ช่วยเสริมสร้างภาพลักษณ์องค์กรให้มีความน่าเชื่อถือต่อคู่ค้าและบุคคลภายนอก และยังดึงดูดบุคลากรคุณภาพเข้ามาร่วมงานกับองค์กร
4. มีระบบที่รองรับการประชุมหรือฝึกอบรมที่ทันสมัย สะดวกต่อการประชุมทางไกล (online conference)
การจัดอบรม หรือการประชุมในออฟฟิศรูปแบบเดิม บางครั้งอาจจะมีปัญหาเรื่องพนักงานบางแผนกไม่สามารถเข้าร่วมได้ทันเวลา เนื่องจากติดภาระกิจในหน้าที่ Smart Office คือโซลูชันของการจัดการปัญหานี้ ด้วยการออกแบบห้องประชุมให้พร้อมไปด้วยอุปกรณ์ที่เหมาะสมกับการประชุมทางไกล เช่น Virtual Meeting System ที่มีพร้อมด้วยกล้องและจอที่ช่วยให้ผู้เข้าประชุมสามารถแลกเปลี่ยน นำเสนองานได้อย่างราบรื่น หรือระบบไมโครโฟนที่ตัดเสียงรบกวนรอบข้างออกจากผู้บรรยาย หรือการเปลี่ยนมาฝึกอบรมผ่านแอปพลิชันหรือซอฟต์แวร์สำหรับการอบรมสัมมนา ที่สามารถบันทึกจำนวนพนักงานที่เข้าร่วมกิจกรรม และระยะเวลาในการเข้าร่วมกิจกรรม นำมาสรุปเป็นแนวทางในการจัดอมบรมครั้งต่อไปได้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น นอกจากประชุมผ่านแอปพลิเคชันแล้ว ยังสามารถจองห้องประชุม และจัดตารางนัดหมายการประชุมล่วงหน้าผ่านแอปฯ แล้วส่งเป็นข้อความแจ้งเตือนล่วงหน้าให้กับพนักงานทุกคน โซลูชันนี้สามารถช่วยให้พนักงานแบ่งเวลาได้เหมาะสมและทำให้การประชุมมี
5. สร้างพื้นที่ Co-working Space สำหรับทำงานร่วมกันของพนักงาน
การจัดพื้นที่ Co-working Space ตามเทรนด์ Smart Office คือการออกแบบออฟฟิศให้มีพื้นที่ส่วนกลาง ที่มีคอนเซ็ปต์ชัดเจนว่าใช้สำหรับเป็นออฟฟิศส่วนตัวของพนักงาน เพื่อใช้พื้นที่นี้ออกแบบไอเดียต่าง ๆ โดยภายในพื้นที่จะมีที่นั่งทำงานส่วนตัว ที่มีระยะห่างกันพอสมควร ในแต่ละพื้นที่ควรมีอุปกรณ์เชื่อมต่อสายไฟหรือปลั๊กไฟ สำหรับรองรับการทำงาน นอกจากนี้สามารถใช้เป็นพื้นที่ในการพูดคุยแบบไม่เป็นทางการเพื่อระดมความคิดได้อย่างง่ายดาย มีความทันสมัยด้วยระบบอินเทอร์เน็ตและการเชื่อมต่อเครือข่ายต่าง ๆ ที่ครอบคลุม เพื่อให้ทุกพื้นที่ในที่ทำงานสามารถสร้างสรรค์ผลงานที่มีคุณภาพได้ตลอดเวลา
การออกแบบออฟฟิศอย่างชาญฉลาด หรือ Smart Office คือการออกแบบเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานให้มีศักยภาพเพิ่มมากขึ้น เพราะได้มาทำงานในพื้นที่ ที่ไม่มีช่องว่างระหว่างพนักงาน มีอิสระทางความคิด สามารถเข้าถึงแหล่งข้อมูลของออฟฟิศได้อย่างรวดเร็ว บรรยากาศในการทำงานมีความเป็นมิตร ช่วยให้พนักงานสามารถสร้างสรรค์ไอเดียในการทำงานได้ไม่รู้จบ กลายเป็นความสำเร็จและการเจริญเติบโตขององค์กรในท้ายที่สุด
Key Takeaway
วิธีการออกแบบออฟฟิศ ให้สามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานได้มากขึ้น
- ใช้เทคโนโลยีมามีส่วนร่วมในการจัดเก็บเอกสาร ช่วยให้ทำงานอย่างเป็นระบบ มีระเบียบ และถูกต้องแม่นยำ เข้าถึงการใช้งานและจัดการข้อมูลได้ง่าย เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
- สร้างบรรยากาศที่เป็นมิตรในการทำงาน ลดช่องว่างระหว่างพนักงานและหัวหน้า ด้วยการออกแบบออฟฟิศให้เข้าถึงกันได้ง่ายขึ้น
- มีพื้นที่แสดงความสำเร็จหรือความภาคภูมิใจของบริษัท ช่วยเสริมสร้างภาพลักษณ์องค์กรให้มีความน่าเชื่อถือต่อคู่ค้าและบุคคลภายนอก
- มีระบบที่รองรับการประชุมหรือฝึกอบรมที่ทันสมัย และสะดวกต่อการประชุมทางไกล มีอุปกรณ์ที่ทันสมัยใช้งานง่าย ช่วยอำนวยความสะดวกให้แก่ผู้เข้าร่วมประชุม
- เพิ่มพื้นที่ Co-working Space สำหรับการทำงานร่วมกันของพนักงาน เพื่อให้ทุกพื้นที่ในที่ทำงาน สามารถสร้างสรรค์ผลงานที่มีคุณภาพได้ตลอดเวลา