ประเด็นเรื่องของการเปลี่ยนแปลงและออกแบบออฟฟิศอัจฉริยะกำลังเป็นที่จับตามองของหลายๆ องค์กรในปัจจุบัน อันเนื่องมาจากแนวคิดไลฟ์สไตล์การทำงานของคนรุ่นใหม่ที่มองว่า ทุกสถานที่สามารถเป็นที่ทำงานหรือแหล่งสร้างสรรค์งานใหม่ๆ ของพวกเขาได้ บวกกับโลกหลังการแพร่ระบาดใหญ่ของโควิด 19 ให้ความสำคัญกับการทำงานแบบไฮบริดมากขึ้น
แต่ทว่าออฟฟิศของบริษัทส่วนใหญ่ยังคงมีสไตล์การออกแบบสำนักงานแบบเดิมๆ ซึ่งไม่ลงตัวไลฟ์สไตล์การทำงานของคนรุ่นใหม่ หรือไม่สอดรับสถานการณ์หลังการแพร่ระบาด เมื่อสภาพแวดล้อมและบรรยากาศไม่เอื้อต่อการสร้างสรรค์งาน จึงกลายเป็นอุปสรรคที่ทำให้พนักงานที่เป็นคนรุ่นใหม่ไม่สามารถที่แสดงศักยภาพที่แท้จริงของตนเองออกมาได้อย่างเต็มที่ รวมถึงอาจส่งผลทำให้องค์กรสูญเสียบุคลากรคนรุ่นใหม่ที่มีความสามารถไปอย่างรวดเร็วโดยไม่ทันตั้งตัวด้วย และนั่นย่อมมีผลโดยตรงต่อศักยภาพการแข่งขันในธุรกิจขององค์กร
เนรมิตออฟฟิศในฝันด้วยการออกแบบออฟฟิศอัจฉริยะ
จากปัญหาที่กล่าวมาข้างต้นชี้ให้เห็นว่า การออกแบบออฟฟิศครบวงจรให้เอื้อต่อไลฟ์สไตล์การทำงานของพนักงาน และสอดรับวิถีของสังคมที่เปลี่ยนแปลงไปหลังโควิดเป็นเรื่องที่มองข้ามไม่ได้ โดยแนวทางที่จะช่วยป้องกันและแก้ไขปัญหาในส่วนนี้ได้ก็คือ ปรับปรุงพื้นที่ทำงานใหม่ ออกแบบออฟฟิศอัจฉริยะสร้างพื้นที่ทำงานที่ทั้งตอบโจทย์รูปแบบการทำงาน สามารถเข้าถึงการทำงานได้จากทุกที่ สะดวก ง่าย รวดเร็ว สภาพแวดล้อมดีมีชีวิตชีวาและมีความปลอดภัย เป็นพื้นที่ทำงานในฝันตามนิยามของคนรุ่นใหม่อย่างแท้จริง
Smart Office เพื่อคนรุ่นใหม่กับโลกหลังโควิดเริ่มต้นอย่างไรดี
ไอเดียที่สามารถใช้เป็นแนวทางตัวอย่างในการออกแบบออฟฟิศอัจฉริยะมีดังนี้
1. บรรยากาศที่ดูเป็นมิตร
แนวคิดหลักของ Smart Office คือการทำให้สถานที่ดูสะดวกสบายต่อคนทำงาน องค์กรสามารถสร้างบรรยากาศที่สะดวกสบายได้ผ่านการเลือกสไตล์การออกแบบตกแต่งออฟฟิศ ให้อารมณ์สบายๆ เหมือนทำงานที่บ้านแต่มีสิ่งเร้าให้รู้สึกมีพลังในการทำงานมากกว่าการทำงานที่บ้าน จะสามารถช่วยกระตุ้นความคิดสร้างสรรค์และช่วยสร้างแรงบันดาลใจใหม่ๆ ในการทำงานให้กับพวกเขาได้ อีกทั้งยังช่วยทำให้บรรยากาศภายในองค์กรดูเป็นหนึ่งเดียวกับพวกเขามากขึ้นด้วย
2. Space to Share
ต้องลดความแออัดในพื้นที่ทำงานหลักหรือพื้นที่พบปะอย่างห้องประชุม วิธีการก็คือผสมผสานพื้นที่พักผ่อนและพื้นที่ทำงานให้กลายเป็นพื้นที่ใหม่ในการแลกเปลี่ยนความคิด ให้พนักงานมานั่งพักก็ได้ มานั่งประชุมกลุ่มย่อยหรือนั่งทำงานก็ได้ อาจปรับเรื่องสีสันเพิ่มเติมให้บางมุมดูฉูดฉาดและสดใสมากขึ้น เพื่อให้แตกต่างจากส่วนของห้องทำงานหลัก และที่สำคัญควรจะต้องมีการออกแบบวางระบบ Network ที่ดีให้ในพื้นที่ทุกๆ ส่วนสามารถเชื่อมต่อกับ Internet ความเร็วสูงได้ สามารถเข้าถึงและทำงานผ่าน Cloud System ได้อย่างสะดวก
3. ดีต่อคนและดีต่อโลก
ให้ความสำคัญกับเรื่องของแสงสว่างจากธรรมชาติ การถ่ายเทของอากาศและสุขอนามัย เพื่อให้พนักงานมีสุขภาพที่ดีและปลอดภัยจากเชื้อโรคทั้งไวรัสและแบคทีเรียต่างๆ โดยอาจใช้การเพิ่มพื้นที่กลางแจ้งให้มากขึ้น หรือถ้ามีพื้นที่จำกัดก็อาจใช้ประโยชน์จากนำเทคโนโลยี IoT หรือระบบเซนเซอร์อัจฉริยะเข้ามาช่วยในเรื่องนี้ ยกตัวอย่างเช่น การใช้ Motion Sensor อันเป็นเทคโนโลยี IoT อีกรูปหนึ่งที่จะช่วยตรวจจับว่าพื้นที่นั้นๆ มีคนนั่งทำงานอยู่หรือไม่ ถ้ามีคนอยู่ระบบก็จะทำการเปิดไฟและปรับความสว่างของห้องแบบอัตโนมัติ และถ้าไม่มีคนอยู่ก็จะปิดไฟให้อัตโนมัติเช่นกัน รวมไปถึงเทคโนโลยีใหม่ๆ ที่ใช้สำหรับการกรองอากาศการติดตั้งระบบ แสง UV สำหรับการฆ่าเชื้อ หรือมีเจลล้างมือตามจุดต่างๆ ของอาคาร ส่วนเรื่องพลังงานที่จะนำมาใช้กับระบบต่างๆ ก็ให้นำมาจากพลังงานจากแสงอาทิตย์โซลาเซลล์ ก็จะช่วยทำให้สอดรับบริบทของสถานการณ์หลังโควิดและเข้ากับเทรนด์สิ่งแวดล้อมที่คนรุ่นใหม่สนใจมากยิ่งขึ้น
การออกแบบออฟฟิศอัจฉริยะนับเป็นแนวทางหนึ่งที่จะช่วยปรับองค์กรให้สามารถเข้ากันได้กับไลฟ์สไตล์การทำงานของพนักงาน Gen ใหม่ หากพนักงานมีความสุขกับสถานที่ทำงาน ก็จะทำให้มีความสุขกับงาน และเมื่อมีความสุขกับงานก็จะทำให้พวกเขาสามารถสร้างสรรค์งานที่มีประสิทธิภาพออกมาได้อย่างเต็มที่ และนั่นก็จะทำให้องค์กรสามารถก้าวไปเหนือคู่แข่งได้อย่างที่ต้องการ